Als installatiebedrijf hoeft u voor de afvalvraag in een ESG-vragenlijst meestal geen nieuwe administratie op te zetten. De cijfers die gevraagd worden, staan grotendeels al bij uw afvalverwerker: een periodiek overzicht met gewicht per afvalstroom en de bestemming daarvan. Wat vaak wel ontbreekt, is het verband tussen dat overzicht en het werk dat u op locatie bij klanten uitvoert, en dat is precies waar veel verwarring ontstaat.
De vraag in een vragenlijst gaat meestal over hoeveel afval uw bedrijf produceert, welk deel daarvan wordt gerecycled, en of er gevaarlijk afval bij zit zoals kabelresten met kunststofmantel, batterijen of restanten koelmiddel. Dat zijn geen schattingen die u zelf hoeft te maken; het zijn cijfers die uw verwerker al vastlegt, omdat die daar zelf ook aan rapportageverplichtingen gebonden is.
Wat uw afvalverwerker al voor u bijhoudt
Vrijwel elke erkende afvalverwerker stuurt periodiek, meestal jaarlijks, een overzicht per afvalstroom: restafval, metaalschroot, kabelresten, verpakkingsmateriaal en elektronisch afval worden apart gewogen en geregistreerd. Op dat overzicht staat het gewicht in kilogram en de verwerkingswijze, vaak aangeduid als recycling, verbranding met energieterugwinning, of stort. Sommige verwerkers rekenen daar inmiddels ook een CO2-equivalent bij op, maar dat staat los van de emissiefactoren die voor scope 1 en 2 worden gebruikt.
Het overzicht dat u van de verwerker krijgt, is in de praktijk de belangrijkste bron voor deze vraag in de vragenlijst. Een rondgang bij uw eigen administratie laat vaak zien dat het document al jaren in de postbus of mailbox ligt, zonder dat iemand het gekoppeld had aan een duurzaamheidsrapportage.
Van bedrijfspand naar werk op locatie
Bij een installatiebedrijf zit het grootste deel van het werk niet op de eigen werf, maar bij de klant. Dat maakt de afvalregistratie lastiger dan bij een bedrijf dat alles op één locatie verwerkt. Verpakkingsmateriaal, kabelresten en oude onderdelen die bij een installatieklus vrijkomen, gaan soms mee terug naar het eigen depot en komen dan in uw eigen afvalstroom terecht. In andere gevallen worden ze afgevoerd via de container van de opdrachtgever zelf, bijvoorbeeld bij een grotere bouwklus waar de hoofdaannemer de afvalstromen regelt.
Dit onderscheid is relevant omdat het bepaalt welk deel van het afval administratief bij u hoort en welk deel bij de opdrachtgever. Een vragenlijst vraagt doorgaans naar het afval van uw eigen bedrijfsvoering, niet naar afval dat op naam van een andere partij wordt afgevoerd. Bij twijfel over waar de grens ligt, is het verstandig om dit na te vragen bij de afvalverwerker of de opdrachtgever zelf, en niet zelf aan te nemen welke kant het op valt.
Materialen en voorraad naast afval
Naast de afvalkant vraagt een vragenlijst soms ook naar materiaalgebruik: hoeveel koper, kunststof leidingwerk of andere grondstoffen er jaarlijks worden ingekocht, en in welke mate dat gerecycled materiaal betreft. Die informatie zit niet bij de afvalverwerker, maar in uw eigen inkoop- of voorraadadministratie. Voor veel installatiebedrijven is dat een kwestie van de inkoopfacturen van het afgelopen jaar doornemen, niet van een nieuwe meting opzetten.
De VSME-standaard maakt onderscheid tussen afvalgegevens en materiaalgebruik, en vraagt niet altijd beide uit. Welk deel voor uw bedrijf daadwerkelijk relevant is, hangt af van wat de afnemer, bank of verzekeraar precies vraagt. een overzicht per branche van wat er wel en niet gevraagd wordt geeft daar een eerste richting in, specifiek voor de installatiebranche.
Wat dit oplevert voor de vragenlijst
Zodra het overzicht van de verwerker en de inkoopgegevens naast elkaar liggen, is het invullen van de afvalvraag meestal een kwestie van overnemen en bevestigen. Dat is ook de reden dat een dossier dat eenmaal is opgebouwd, bij de volgende vragenlijst weinig tijd meer kost: dezelfde bronnen worden opnieuw geraadpleegd, niet opnieuw opgezocht.
Twijfelt u of een bepaalde afvalvraag binnen de VSME-standaard valt, of gaat die verder dan wat een afnemer met minder dan duizend medewerkers mag vragen? in een paar vragen zien waar uw bedrijf staat geeft daar een eerste, kosteloze indicatie van.
Wat als de cijfers ontbreken of onvolledig zijn
Niet elk installatiebedrijf heeft een vast contract met één afvalverwerker, en sommige stromen lopen via meerdere partijen tegelijk. In dat geval is het gebruikelijk om bij elke verwerker een overzicht op te vragen en de cijfers samen te voegen. Ontbreekt een deel van de gegevens, dan is het beter dat als aanname te benoemen dan een schatting als harde cijfers te presenteren. esgia doet hier geen audit of controle op; de ondernemer bevestigt zelf wat er uit de stukken is gelezen. hoe de gegevens op het platform tot stand komen legt uit welke bronnen daarvoor worden gebruikt en waar de verantwoordelijkheid blijft liggen.
Voor specifieke vragen over uw eigen afvalcontract of de verdeling met een hoofdaannemer is het verstandig om dat rechtstreeks met de verwerker of de opdrachtgever af te stemmen; dit artikel beschrijft de gangbare praktijk, geen advies voor uw specifieke situatie.
Wilt u weten welke afvalvraag in uw volgende vragenlijst wel en niet gesteld mag worden, en of de gegevens die u al heeft volstaan? Doe de gratis quick-scan of lees de onderwerpen die per situatie zijn uitgezocht.