Nein, ein Verhaltenskodex ist für die meisten KMU-Unternehmen keine gesetzliche Verpflichtung. Was jedoch häufig vorkommt: Ein Kunde, eine Bank oder ein Versicherer fragt im Nachhaltigkeitsfragebogen, ob Sie einen haben, und dann geht es nicht um die Frage, ob er erforderlich ist, sondern darum, was genau damit gemeint ist und wie detailliert Ihre Antwort sein muss.
Der freiwillige EU-Standard für nicht börsennotierte KMU-Unternehmen (VSME) behandelt das Thema unter dem Bereich Unternehmensführung. Dort wird gefragt, ob Sie Richtlinien, Praktiken oder Vereinbarungen haben, die sich auf Themen wie Integrität, Bestechung und Achtung der Menschenrechte innerhalb Ihrer eigenen Organisation beziehen. Das ist etwas anderes als ein umfassendes, extern überprüftes Dokument mit eigenem Namen und einer Unterschrift der Geschäftsleitung.
Was ein Verhaltenskodex in der Praxis bedeutet
Ein Verhaltenskodex ist im Kern eine Festlegung des Verhaltens, das innerhalb eines Unternehmens erwartet wird: wie Sie mit Kunden, Lieferanten und Kollegen umgehen, was Sie nicht tun (Bestechung, Diskriminierung, Interessenskonflikte) und was Sie tun, wenn jemand einen Missstand meldet. Große, börsennotierte Unternehmen halten dies häufig in einem formellen Dokument fest, das vom Vorstand genehmigt wurde und der gesamten Lieferkette auferlegt wird. Für ein KMU-Unternehmen ist dies selten die Praxis, und der VSME-Standard erwartet das auch nicht.
Verlangt der VSME-Standard ein formelles Dokument?
Der Standard fragt, ob Praktiken und Verfahren vorhanden sind, nicht in welcher Form sie dokumentiert sind. Ein Personalhandbuch mit einem Abschnitt über unerwünschtes Verhalten, eine interne Vereinbarung über den Umgang mit Lieferanten oder ein etabliertes Verfahren bei der Personaleinstellung können bereits Teil der Antwort sein. Es geht darum, dass Sie erklären können, was in der Praxis geschieht und dies, soweit möglich, mit etwas Schriftlichem belegen können.
Was Sie dann zeigen können
Nützlich sind beispielsweise ein Personalhandbuch, eine Hinweisgebersystematik, falls Sie diese aufgrund der Größe Ihres Unternehmens bereits haben müssen, Einkaufsbedingungen mit Integritätsanforderungen gegenüber Lieferanten oder einfach eine interne Notiz, in der die Regeln innerhalb des Unternehmens festgehalten sind. Den genauen Fundort dessen, was der Standard hierzu sagt, können Sie in der offiziellen Fassung auf EUR-Lex nachlesen; die Übersicht pro Thema bereitgestellt; zeigt, unter welches Thema dies genau fällt und was dazu gehört und was nicht.
Warum Ihr Kunde dennoch hier nachfragt
Große Kunden, die selbst einer Berichterstattungspflicht unterliegen, müssen in ihrer eigenen Berichterstattung etwas über die Art und Weise sagen, wie sie Risiken in ihrer Wertschöpfungskette handhaben. Der Verhaltenskodex eines Lieferanten ist dafür einer der Bausteine. Dasselbe gilt für Banken und Versicherer, die bei Finanzierung oder Deckung manchmal wissen möchten, wie ein Unternehmen mit Integritätsrisiken umgeht. Das erklärt, warum die Frage auftaucht, auch wenn es für Ihr eigenes Unternehmen keine direkte gesetzliche Pflicht für einen Verhaltenskodex gibt.
Wenn Sie noch keinen Verhaltenskodex haben
Das Fehlen eines formellen Dokuments ist an sich kein Problem: die Frage im Fragebogen ist in der Regel beschreibend, nicht prüfend gemeint. Eine ehrliche Antwort über die Praktiken, die es gibt, ist mehr wert als ein kopiertes Dokument, das nicht zu Ihrer Unternehmensweise passt. Wenn Sie dennoch etwas schriftlich festhalten möchten, ist ein kurzes, eigenständiges Dokument mit den wichtigsten Vereinbarungen oft ausreichend für die meisten Fragebögen, die Sie erhalten werden.
Die Dokumentation ohne daraus ein Großprojekt zu machen
Da dieselbe Frage in der nächsten Fragebogenliste wahrscheinlich erneut gestellt wird, ist es praktisch, einfach einmal festzuhalten, was in Ihrem Unternehmen bereits geschieht, und das beim nächsten Mal wiederzuverwenden. So sparen Sie sich die erneute Recherche, welche Fragen genau gestellt wurden und wie Sie diese beim letzten Mal beantwortet haben. Mit einigen wenigen Fragen sehen Sie, wo Sie derzeit stehen, und auf der Seite darüber, woher die Informationen stammen lesen Sie, wie ein solches einmal aufgebautes Dossier bei einer nächsten Fragebogenliste wiederverwendet wird.
Dieser Artikel ist beschreibend und ersetzt keine Rechtsberatung oder Beratung zu Nachhaltigkeitsaspekten zu Ihrer spezifischen Situation. Sind Sie sich unsicher, ob ein gefordertes Dokument Pflicht oder freiwillig ist, konsultieren Sie bitte den offiziellen Text des Standards oder einen Anwalt. Für die meisten anderen Fragen darüber, was gefordert werden darf und was nicht, finden Sie Antworten unter der Seite mit häufig gestellten Fragen.
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