Ei, käytännesääntö ei ole useimmille pienille ja keskisuurille yrityksille lakisääteinen velvoite. Se mitä kuitenkin usein tapahtuu: ostaja, pankki tai vakuutusyhtiö kysyy kestävyyskysymysten luettelossa, onko sinulla sellainen, ja silloin kyse ei ole siitä, pitääkö se olla, vaan siitä, mitä tarkalleen ottaen sillä tarkoitetaan ja kuinka kattava vastauksesi on.
Vapaaehtoisessa EU-standardissa listautumattomille pienille ja keskisuurille yrityksille (VSME) aihe palaa hallinnon teemassa. Siellä kysytään, onko sinulla politiikkaa, käytäntöjä tai sopimuksia esimerkiksi rehellisyydestä, lahjonnasta ja ihmisoikeuksien kunnioittamisesta organisaation sisällä. Se on eri asia kuin laaja, ulkoisesti arvioitu asiakirja, jossa on oma nimi ja hallituksen puheenjohtajan allekirjoitus.
Mitä käytannesääntö käytännössä sisältää
Käytannesääntö on pohjimmiltaan kirjaus siitä, millaista käyttäytymistä yrityksessä odotetaan: miten kohtelet asiakkaita, toimittajia ja kollegoja, mitä et tee (lahjonta, syrjintä, eturistiriidat) ja mitä teet, jos joku ilmoittaa väärinkäytöksestä. Suuret pörssiyritykset dokumentoivat tämän usein muodolliseksi asiakirjaksi, jonka hallitus on hyväksynyt ja jonka he asettavat koko ketjuun. Pienelle ja keskisuurelle yritykselle se on harvoin käytäntö, eikä VSME-standardi myöskään odota sitä.
Vaatiiko VSME-standardi muodollista asiakirjaa
Standardi kysyy, ovatko käytännöt ja menettelyt olemassa, ei sitä, missä muodossa ne on dokumentoitu. Henkilöstöopas, jossa on kappale sopimattomasta käyttäytymisestä, sisäinen sopimus toimittajien kanssa toimimisesta tai vakiintunut työmenettely henkilöstön palkkaamisen yhteydessä voivat olla jo osa vastausta. Kyse on siitä, että pystyt selittämään, mitä käytännössä tapahtuu ja voit tarvittaessa tukea sitä paperilla olevalla asiakirjalla.
Mitä sinun siis on näytettävä
Käyttökelpoisia ovat esimerkiksi henkilöstöopas, ilmiantajajärjestely, jos sinulla on sellainen yrityksesi koon vuoksi, ostoehdot rehellisyydestä toimittajille tai yksinkertaisesti sisäinen muistio siitä, mitkä säännöt yrityksessä pätevät. Tarkan paikan, jossa standardi tästä puhuu, löydät EUR-Lex-palvelun virallisesta tekstistä; aihekohtaisen yleiskatsauksen avulla näet, mihin teemaan tämä tarkalleen ottaen kuuluu ja mitä siihen sisältyy ja ei sisälly.
Miksi ostajasi silti kysyy tästä
Suuret ostajat, jotka itse ovat raportointivelvoitteessa, joutuvat omassa raportissaan sanomaan jotain siitä, miten he hallitsevat riskejä arvoketjussaan. Toimittajan käytannesääntö on yksi rakennuspalaseista. Sama koskee pankkeja ja vakuutusyhtiöitä, jotka rahoituksen tai vakuutusturvan yhteydessä haluavat joskus tietää, miten yritys käsittelee eheysriskejä. Se selittää, miksi kysymys palaa usein, vaikka omassa yrityksessäsi ei ole suoraa lakisääteistä velvoitetta käytannesäännöstä.
Jos sinulla ei vielä ole käytannesääntöä
Muodollisen asiakirjan puuttuminen ei sinänsä ole ongelma: kysymys kysymysluettelossa on yleensä kuvaava, ei arvioiva. Rehellinen vastaus käytännössä olevista asioista on arvokkaampi kuin kopioitu asiakirja, joka ei vastaa yrityksen toimintaa. Jos kuitenkin haluat jotain paperille, lyhyt oma asiakirja tärkeimmistä sopimuksista riittää usein useimpiin saamiisi kysymysluetteloihin.
Dokumentointi ilman suurta projektia
Koska sama kysymys todennäköisesti palaa seuraavassa kysymysluettelossa, on käytännöllistä dokumentoida kerran, mitä yrityksessä jo tapahtuu, ja käyttää sitä seuraavalla kerralla uudelleen. Näin säästyt selvittämiseltä, mitä tarkalleen ottaen kysyttiin ja mitä vastasit siihen edellisen kerran. Kun muutaman kysymyksen avulla näet, missä nyt olet,, ja sivulla, jossa kerrotaan, mistä tieto tulee, luet, miten kerran rakennettu dossier käytetään uudelleen seuraavassa kysymysluettelossa.
Tämä artikkeli on kuvailevaa luonteeltaan eikä korvaa oikeudellista tai vastuullisuusraportointiohjausta sinua koskevan erityistilanteen osalta. Jos olet epävarma, onko pyydetty asiakirja pakollinen vai vapaaehtoinen, tutustu viralliseen standardin tekstiin tai ota yhteyttä oikeustieteilijään. Useimpiin muihin kysymyksiin siitä, mitä saa ja mitä ei saa pyytää, löydät vastaukset osoitteesta usein kysyttyjen kysymysten sivu.
Haluatko nopeasti tietää, onko tämä relevantti yrityksellesi ja mitkä muut aiheet esiintyvät kysymyslistassasi? Tee ilmainen quick-scan tai selaa aiheita; molemmat ovat saatavilla ilman tiliä.