Nej, en uppförandekod är inte en lagstadgad skyldighet för de flesta små och medelstora företag. Det som ofta händer i stället är att en kund, bank eller försäkringsgivare frågar i hållbarhetsenkäten om ni har en sådan, och då handlar det inte om huruvida det är obligatoriskt utan om vad som egentligen avses och hur omfattande ert svar ska vara.
I den frivilliga EU-standarden för icke-börsnoterade små och medelstora företag (VSME) återkommer ämnet under temat företagsstyrning. Där ställs frågan om ni har policyer, rutiner eller avtal kring saker som integritet, mutor och respekt för mänskliga rättigheter inom er egen organisation. Det är något annat än ett omfattande, externt granskat dokument med eget namn och direktörens underskrift.
Vad en uppförandekod innebär i praktiken
En uppförandekod är i grunden en kodifiering av det beteende som förväntas inom ett företag: hur ni umgås med kunder, leverantörer och kollegor, vad ni inte gör (mutor, diskriminering, intressekonflikter) och vad ni gör när någon uppmärksammar ett missförhållande. Stora börsnoterade företag dokumenterar detta ofta i ett formellt dokument som godkänts av styrelsen och påtvingas hela värdekedjan. För ett litet eller medelstort företag är det sällan fallet, och VSME-standarden förväntar inte heller det.
Kräver VSME-standarden ett formellt dokument
Standarden frågar om rutiner och procedurer finns, inte i vilken form de är dokumenterade. En personalhandbok med ett avsnitt om oönskat beteende, en intern överenskommelse om hur leverantörer ska behandlas eller ett fastställt förfarande vid anställning kan redan vara en del av svaret. Det handlar om att ni kan förklara vad som faktiskt händer i verksamheten och, där det är möjligt, understödja det med något skriftligt.
Vad ni då måste kunna visa
Användbara exempel är en personalhandbok, en visslarpolicy om ni redan måste ha en på grund av er företagsstorlek, inköpsvillkor om integritet gentemot leverantörer, eller helt enkelt en intern anteckning om vilka regler som gäller inom företaget. Den exakta placeringen av vad standarden säger om detta kan ni läsa i den officiella texten på EUR-Lex; sammanfattningen per ämne är utarbetad visar under vilken kategori detta exakt faller och vad som ingår respektive inte ingår.
Varför er kund trots allt frågar om detta
Stora kunder som själva är rapporteringsskyldiga måste i sin egen rapport säga något om hur de hanterar risker i sin värdekedja. En leverantörs uppförandekod är en av byggstenska för detta. Detsamma gäller för banker och försäkringsgivare, som ibland vill veta hur ett företag hanterar integritetsrisker vid finansiering eller täckning. Det förklarar varför frågan återkommer, även om det inte finns någon direkt lagstadgad skyldighet för er egen verksamhet att ha en uppförandekod.
Om ni ännu inte har en uppförandekod
Frånvaron av ett formellt dokument är i sig inte ett problem: frågan i enkäten är vanligtvis beskrivande, inte bedömande. Ett ärligt svar om den praktik som faktiskt finns är mer värt än ett kopierat dokument som inte motsvarar hur företaget faktiskt fungerar. Om ni ändå vill skriva ned något, räcker ofta ett kort, eget dokument med de viktigaste överenskommelserna för de flesta enkäter ni kommer att få.
Att dokumentera utan att göra ett projekt av det
Eftersom samma fråga sannolikt kommer att återkomma i nästa enkät är det praktiskt att en gång dokumentera vad som redan sker inom företaget och återanvända det nästa gång. På så sätt slipper ni att på nytt ta reda på exakt vad som frågades och vad ni svarade förra gången. Med ett par frågor ser ni var ni står nu, och på sidan om var informationen kommer från läser ni hur ett sådant dossier som byggts upp en gång kan återanvändas vid nästa enkät.
Den här artikeln är beskrivande till sin natur och ersätter inte juridisk rådgivning eller rådgivning om hållbarhet avseende din specifika situation. Om du är osäker på om ett efterfrågat dokument är obligatoriskt eller frivilligt, konsultera då den officiella texten i standarden eller en jurist. För de flesta andra frågor om vad som får och inte får efterfrågas hittar du svar på sidan med vanliga frågor.
Vill du snabbt ta reda på om detta är relevant för ditt företag och vilka andra ämnen som förekommer i din enkät? Gör den kostnadsfria snabbscanningen eller bläddra igenom ämnena; båda kan konsulteras utan konto.