Non, un code de conduite n'est pas une obligation légale pour la plupart des PME. Ce qui se produit souvent : un client, une banque ou un assureur vous pose la question dans le questionnaire de rapportage de durabilité, et il ne s'agit pas alors de savoir si c'est obligatoire, mais de comprendre ce qui est exactement entendu et l'étendue de votre réponse.
Dans la norme volontaire de l'UE pour les petites et moyennes entreprises non cotées en bourse (VSME), le sujet figure sous le thème de la gouvernance d'entreprise. On vous demande si vous disposez de politiques, de pratiques ou d'accords concernant des éléments tels que l'intégrité, la corruption et le respect des droits de l'homme au sein de votre propre organisation. C'est différent d'un document long, évalué en externe, doté de son propre nom et d'une signature de la direction.
Ce qu'un code de conduite implique concrètement
Un code de conduite est essentiellement une formalisation du comportement attendu dans une entreprise : comment vous traitez les clients, les fournisseurs et les collègues, ce que vous ne faites pas (corruption, discrimination, conflits d'intérêts) et ce que vous faites si quelqu'un signale un abus. Les grandes entreprises cotées en bourse le formalisent souvent dans un document officiel approuvé par le conseil d'administration et imposé à toute la chaîne. Pour une PME, c'est rarement la pratique, et la norme VSME ne l'attend pas non plus.
La norme VSME demande-t-elle un document formel ?
La norme demande si des pratiques et des procédures existent, pas la forme sous laquelle elles sont documentées. Un manuel du personnel avec un paragraphe sur les comportements indésirables, un accord interne sur les relations avec les fournisseurs, ou une procédure établie d'embauche du personnel peuvent déjà faire partie de la réponse. L'essentiel est que vous puissiez expliquer ce qui se passe en pratique et, si possible, l'étayer par quelque chose par écrit.
Ce que vous devez pouvoir montrer
Peuvent être utiles, par exemple : un manuel du personnel, une procédure de signalement interne si vous la devez déjà pour des raisons de taille, une condition d'achat concernant l'intégrité auprès des fournisseurs, ou simplement une note interne énonçant les règles applicables au sein de l'entreprise. Vous pouvez consulter l'endroit exact où la norme aborde ce sujet dans le texte officiel sur EUR-Lex ; l'aperçu par sujet élaboré montre précisément sous quel thème cela relève et ce qui y appartient et ce qui n'y appartient pas.
Pourquoi votre client vous pose malgré tout cette question
Les grands clients qui sont eux-mêmes soumis à l'obligation de rapportage doivent, dans leur propre rapport, décrire comment ils gèrent les risques dans leur chaîne de valeur. Le code de conduite d'un fournisseur en est l'une des pierres angulaires. Il en va de même pour les banques et les assureurs, qui, lors du financement ou de la couverture, veulent parfois savoir comment une entreprise gère les risques d'intégrité. Cela explique pourquoi la question revient, même s'il n'y a pas d'obligation légale directe pour votre propre entreprise d'avoir un code de conduite.
Si vous n'avez pas encore de code de conduite
L'absence de document formel n'est pas en soi un problème : la question du questionnaire est généralement descriptive, non évaluative. Une réponse honnête sur la pratique qui existe réellement a plus de valeur qu'un document copié qui ne correspond pas à la façon dont l'entreprise fonctionne. Si vous souhaitez quand même mettre quelque chose par écrit, un court document personnel énonçant les principaux accords est souvent suffisant pour la plupart des questionnaires que vous recevrez.
Documenter sans en faire un projet
Puisque la même question réapparaîtra probablement dans le prochain questionnaire, il est pratique de documenter une seule fois ce qui se fait déjà dans l'entreprise et de le réutiliser la prochaine fois. Vous évitez ainsi de rechercher à nouveau ce qui vous a été demandé exactement et ce que vous aviez répondu précédemment. Avec quelques questions, vous voyez où vous en êtes, et sur la page sur la provenance des informations vous découvrez comment un dossier constitué une fois est réutilisé pour un prochain questionnaire.
Cet article est informatif et ne remplace pas un conseil juridique ou en matière de durabilité concernant votre situation spécifique. Si vous doutez qu'un document demandé soit obligatoire ou facultatif, consultez le texte officiel de la norme ou un juriste. Pour la plupart des autres questions sur ce qui peut ou ne peut pas être demandé, vous trouverez des réponses sur la page des questions fréquemment posées.
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