No, un codice di condotta non è un obbligo legale per la maggior parte delle aziende di piccole e medie dimensioni. Ciò che accade spesso: un cliente, una banca o un assicuratore chiede nella lista delle domande sulla sostenibilità se ne avete uno, e allora non si tratta di stabilire se dovete averlo, ma di capire cosa esattamente si intende e quanto dettagliata deve essere la vostra risposta.
Nella norma volontaria dell'UE per le aziende di piccole e medie dimensioni non quotate in borsa (VSME) l'argomento ritorna nel tema della gestione aziendale. Qui viene chiesto se avete politiche, pratiche o accordi su questioni come l'integrità, la corruzione e il rispetto dei diritti umani all'interno della vostra organizzazione. È diverso da un documento esteso, verificato esternamente, con un nome proprio e la firma della direzione.
Cosa comporta in pratica un codice di condotta
Un codice di condotta è fondamentalmente una definizione del comportamento atteso all'interno di un'azienda: come vi relazionate con clienti, fornitori e colleghi, cosa non fate (corruzione, discriminazione, conflitto di interessi) e cosa fate se qualcuno segnala un'irregolarità. Le grandi aziende quotate in borsa spesso lo formalizzano in un documento approvato dal consiglio di amministrazione e lo impongono all'intera catena. Per un'azienda di piccole e medie dimensioni questa è raramente la pratica, e la norma VSME non se l'aspetta nemmeno.
La norma VSME chiede un documento formale
La norma chiede se esistono pratiche e procedure, non in quale forma siano documentate. Un manuale del personale con una sezione sul comportamento indesiderato, un accordo interno su come trattare i fornitori, o una procedura consolidata per l'assunzione di personale possono già essere parte della risposta. Ciò che conta è che possiate spiegare cosa accade in pratica e, dove possibile, supportarlo con qualcosa di scritto.
Cosa dovete essere in grado di mostrare
Utili possono essere ad esempio un manuale del personale, una procedura di segnalazione di irregolarità se dovete averla per le dimensioni della vostra azienda, una condizione di acquisto sull'integrità rivolta ai fornitori, o semplicemente una nota interna che indica quali regole vigono all'interno dell'azienda. Potete leggere la posizione esatta di ciò che la norma dice al riguardo nel testo ufficiale su EUR-Lex; la panoramica per argomento identificata mostra sotto quale tema questo rientra esattamente e cosa è incluso e cosa no.
Perché il vostro cliente ve lo chiede comunque
I grandi clienti che a loro volta sono soggetti all'obbligo di rendicontazione devono dire qualcosa nelle loro relazioni su come gestiscono i rischi nella loro catena di valore. Il codice di condotta di un fornitore è uno dei mattoni per questo. Lo stesso vale per banche e assicuratori, che a volte vogliono sapere come un'azienda gestisce i rischi di integrità nel finanziamento o nella copertura. Questo spiega perché la domanda ritorna, anche se per la vostra azienda non c'è un obbligo legale diretto di avere un codice di condotta.
Se non avete ancora un codice di condotta
L'assenza di un documento formale non è un problema in sé: la domanda nella lista è solitamente descrittiva, non valutativa. Una risposta onesta sulla pratica che effettivamente esiste vale più di un documento copiato che non corrisponde al modo in cui funziona l'azienda. Se comunque volete mettere qualcosa per iscritto, un breve documento personale con gli accordi più importanti è spesso sufficiente per la maggior parte delle liste che riceverete.
Documentare senza farne un progetto
Poiché la stessa domanda probabilmente ritornerà nella prossima lista, è pratico documentare una sola volta ciò che accade già all'interno dell'azienda e riutilizzarlo la prossima volta. In questo modo vi risparmiate di ricercare di nuovo cosa esattamente è stato chiesto e come avete risposto la volta precedente. Con poche domande vedete dove siete ora, e nella pagina su dove provengono le informazioni leggete come un dossier costruito una sola volta viene riutilizzato con una lista successiva.
Questo articolo è di natura descrittiva e non sostituisce la consulenza legale o sulla sostenibilità riguardante la vostra situazione specifica. Se dubbiate che un documento richiesto sia obbligatorio o volontario, consultate il testo ufficiale dello standard o un giurista. Per la maggior parte delle altre domande su ciò che può e non può essere richiesto, troverete risposte su la pagina delle domande frequenti.
Volete sapere rapidamente se questo è rilevante per la vostra azienda e quali altri argomenti compaiono nella vostra lista di domande? Eseguite la scansione rapida gratuita o sfogliate gli argomenti; entrambi sono consultabili senza account.