Právě jste skončili s prvním dotazníkem ESG. Energetický účet byl vyhledán, cestovní příkazy byly sečteny, někdo z HR projel údaje z mzdové agendy. Trvalo to dny. A pak, pár měsíců později, přijde dotazník od banky nebo od druhého odběratele — a otázka zní: musí se to dělat všechno znovu?
Odpověď spočívá v tom, co bylo vytvořeno po prvním dotazníku: spis. Nejde o nový formulář pro každý dotazník, ale o pevné místo, kde jsou čísla, která jste už potvrdili — spotřeba energie, palivo, údaje o zaměstnancích — spojená se zdrojem, ze kterého pochází. Druhý dotazník se pak stává především otázkou rozpoznání, která otázka patří ke kterému číslu, a abychom to číslo znovu předali. Žádné nové hledání v mapě s fakturami.
Co je v spisu
Spis je součet toho, co jste dříve už předali a potvrdili: spotřeba energie z vaší roční faktury, nákupy paliva z vašich účtenek, počet zaměstnanců a odpracované hodiny z mzdové agendy. Není tam žádná interpretace, kterou byste sami neschválili — čísla si přečtete ze svých vlastních dokumentů a platforma si zapamatuje, které číslo patřilo ke které otázce. jak dojde k propojení mezi vašimi dokumenty a dotazníkem si přečtete na stránce, která to vysvětluje krok za krokem.
Smyslem spisu není, že vám vezme práci při čtení vaší vlastní administrativy — to zůstává vaší odpovědností — ale že vám tuto práci nebudete muset dělat dvakrát. Banka často požaduje něco trochu jiného než velký odběratel, a ten zase něco jiného než pojišťovna při obnovení pojistky. Ale pod těmito různými formulacemi se často skrývá stejné základní číslo: kolik plynu, kolik nafty, kolik zaměstnanců. Toto číslo stačí najít jen jednou.
Proč je podruhé skutečně rychlejší
Při druhém dotazníku dělá platforma dvě věci, které poprvé nemohla. Rozpozná, které otázky byly již dříve zodpovězeny číslem z vašeho spisu, a nechá vás to číslo potvrdit místo toho, abyste ho znovu zadávali. Co zbývá, je to, co je skutečně nové: otázka, kterou první odběratel nekladl, nebo období, které ještě není v spisu, protože poslední energetický účet ještě nepřišel.
To neušetří jen čas. Také se snižuje riziko, že byste u druhého dotazníku vyplnili trochu jiné číslo než u prvního, jednoduše proto, že jste výpočet dělali znovu z hlavy. Jeden zdroj, více odběratelů — to je přesně důvod, proč se podniky, které dostanou dotazník jednou za rok, nemají z toho zdaleka tolik výhod, a podniky, které dostávají dotazníky z více stran (odběratel, banka, pojišťovna), vidí rozdíl nejjasnější.
Co se změní, když se změní standard
Standard VSME a základní emisní faktory nejsou navždy fixní; jsou aktualizovány v určitých intervalech. Spis je pak užitečný z jiného důvodu: pokud se změna dotýká čísel, která jsou již ve vašem spisu, nemusíte sami sledovat, zda je tomu tak. Máte-li předplatné, obdržíte o tom zprávu; bez předplatného zůstane spis sám netknutý, ale chybí vám signál, že se něco změnilo.
Čím spis není
Dossier není audit ani ověření, a potvrzení, které poskytnete u čísla, není certifikátem — pro tato hlášení malých a středních podniků v současné době neexistuje uznávaná instituce, ani ne pro esgia. Dossier zaznamenává, co jste sami extrahovali a potvrdili ze svých vlastních dokumentů; platforma neprovádí výpočty mimo tyto dokumenty a nevydává ve vašem jménu žádné prohlášení o tom, zda splňujete nějakou povinnost. Při otázce, zda se vaše situace vztahuje na určité pravidlo, je rozhodující oficiální text standardu, a v případě pochybností právník nebo příslušný dohledový orgán.
Chcete vidět, co to v praxi znamená dříve, než něco zaznamenáte? Proveďte bezplatný rychlý sken několika otázek, prohlédněte si znalostní bázi podle tématu, nebo se podívejte na stránce s často kladenými otázkami co dossier pro vás znamená a co ne.