Sie haben die erste Nachhaltigkeitsabfrage gerade hinter sich. Die Energierechnung wurde gesucht, die Tankquittungen wurden zusammengezählt, jemand aus der Personalabteilung hat die Lohnabrechnung durchgesehen. Es hat Tage gedauert. Und dann kommt ein paar Monate später die Abfrage der Bank oder eines zweiten Geschäftspartners – und die Frage lautet: Muss das alles von vorne beginnen?
Die Antwort liegt in dem, was nach diesem ersten Mal aufgebaut wurde: eine Datei. Das ist nicht ein neues Formular pro Abfrage, sondern ein fester Ort, an dem die Zahlen stehen, die Sie bereits bestätigt haben – Energieverbrauch, Treibstoff, Personalangaben – verbunden mit der Quelle, aus der sie stammen. Eine zweite Abfrage wird dann größtenteils zu einer Frage des Erkennens, welche Frage zu welcher Zahl passt, und diese Zahl erneut einzureichen. Keine neue Suche durch den Ordner mit Rechnungen.
Was in einer Datei steht
Eine Datei ist die Summe dessen, was Sie früher bereits eingereicht und bestätigt haben: der Energieverbrauch aus Ihrer Jahresabrechnung, die Treibstoffkäufe aus Ihren Quittungen, die Anzahl der Mitarbeiter und die geleisteten Stunden aus der Lohnabrechnung. Da steckt keine Interpretation drin, die Sie nicht selbst genehmigt haben – Sie lesen die Zahlen aus Ihren eigenen Unterlagen, und die Plattform merkt sich, welche Zahl zu welcher Frage gehörte. Wie die Verbindung zwischen Ihren Unterlagen und der Abfrage zustande kommt lesen Sie auf der Seite, auf der dies Schritt für Schritt erläutert wird.
Der Sinn einer Datei ist nicht, dass sie Ihnen die Arbeit beim Lesen Ihrer eigenen Unterlagen abnimmt – das bleibt Ihre Verantwortung – sondern dass sie diese Arbeit nicht zweimal erledigt wird. Eine Bank fragt oft etwas anderes als ein großer Geschäftspartner, und dieser wiederum anders als ein Versicherer bei der Policenerneuerung. Aber unter diesen unterschiedlichen Formulierungen steckt oft die gleiche zugrunde liegende Zahl: wie viel Gas, wie viel Diesel, wie viele Mitarbeiter. Diese Zahl müssen Sie nur einmal herausfinden.
Warum die zweite Abfrage wirklich schneller geht
Bei einer zweiten Abfrage tut die Plattform zwei Dinge, die beim ersten Mal noch nicht möglich waren. Sie erkennt, welche Fragen bereits früher mit einer Zahl aus Ihrer Datei beantwortet wurden, und lässt Sie diese Zahl bestätigen, anstatt sie erneut einzugeben. Was bleibt, ist das, was wirklich neu ist: eine Frage, die der erste Geschäftspartner nicht gestellt hat, oder ein Zeitraum, der noch nicht in der Datei war, weil die letzte Energierechnung noch nicht eingegangen war.
Das spart nicht nur Zeit. Es spart auch die Möglichkeit, dass Sie bei der zweiten Abfrage eine etwas andere Zahl eingeben als bei der ersten, einfach weil Sie die Berechnung erneut aus dem Kopf gemacht haben. Eine Quelle, mehrere Geschäftspartner – das ist genau der Grund, warum Unternehmen, die einmal pro Jahr eine Abfrage erhalten, relativ wenig davon haben, und Unternehmen, die von mehreren Seiten Abfragen erhalten (Geschäftspartner, Bank, Versicherer), den Unterschied am deutlichsten bemerken.
Was sich ändert, wenn sich der Standard ändert
Der VSME-Standard und die zugrunde liegenden Emissionsfaktoren sind nicht für alle Zeit festgelegt; sie werden in regelmäßigen Abständen aktualisiert. Eine Datei ist dann aus einem anderen Grund praktisch: Wenn eine Änderung Zahlen betrifft, die bereits in Ihrer Datei stehen, müssen Sie nicht selbst nachverfolgen, ob das der Fall ist. Mit einem Abonnement erhalten Sie eine Benachrichtigung; ohne Abonnement bleibt die Datei selbst unverändert, aber Sie verpassen das Signal, dass sich etwas geändert hat.
Was die Datei nicht ist
Ein Dossier ist weder ein Audit noch eine Assurance, und die Bestätigung, die Sie bei einer Angabe geben, ist kein Gütesiegel — für diese KMU-Nachhaltigkeitsberichte gibt es derzeit keine anerkannte Stelle, auch nicht für esgia. Das Dossier dokumentiert, was Sie selbst aus Ihren eigenen Unterlagen entnommen und bestätigt haben; die Plattform rechnet nicht über diese Unterlagen hinaus und macht keine Aussage in Ihrem Namen darüber, ob Sie einer Verpflichtung nachkommen. Für die Frage, ob Ihre Situation unter eine bestimmte Regel fällt, ist der offizielle Text des Standards maßgebend, und im Zweifelsfall ein Jurist oder die zuständige Aufsichtsbehörde.
Möchten Sie sehen, was das in der Praxis bedeutet, bevor Sie etwas festlegen? Führen Sie den kostenlosen Quick-Check einiger Fragen durch, schauen Sie sich die Wissensdatenbank nach Thema an, oder lesen Sie nach auf der Seite mit häufig gestellten Fragen was ein Dossier für Sie regelt und was nicht.