Ha appena completato il primo questionario ESG. La bolletta energetica è stata cercata, le ricevute di carburante sono state sommate, qualcuno dell'HR ha controllato la busta paga. Ha richiesto giorni. E poi, qualche mese dopo, arriva il questionario della banca, o di un secondo cliente — e la domanda è: devo ricominciare tutto da capo?
La risposta sta in ciò che è stato creato dopo quella prima volta: un fascicolo. Non è un nuovo modulo per ogni questionario, ma un luogo fisso dove si trovano i dati che ha già confermato — consumo energetico, carburante, dati del personale — collegati alla fonte da cui provengono. Un secondo questionario diventa quindi principalmente una questione di riconoscere quale domanda corrisponde a quale dato, e fornire di nuovo quel dato. Nessuna nuova ricerca nella cartella delle fatture.
Cosa contiene un fascicolo
Un fascicolo è la somma di ciò che ha già fornito e confermato in precedenza: il consumo energetico dalla sua bolletta annuale, gli acquisti di carburante dalle sue ricevute, il numero di dipendenti e le ore lavorate dalla busta paga. Non contiene interpretazioni che lei non ha approvato personalmente — legge i dati dai suoi documenti, e la piattaforma registra quale dato corrisponde a quale domanda. come viene stabilito il collegamento tra i vostri documenti e il questionario lo leggerai sulla pagina che lo spiega passo dopo passo.
Lo scopo di un fascicolo non è sollevarla dal lavoro di leggere la vostra amministrazione — rimane vostra responsabilità — ma evitarle di fare quel lavoro due volte. Una banca chiede spesso qualcosa di leggermente diverso da un grande cliente, e quest'ultimo diversamente da un assicuratore al rinnovo della polizza. Ma sotto queste diverse formulazioni c'è spesso lo stesso dato sottostante: quanti metri cubi di gas, quanto diesel, quanti dipendenti. Deve cercare quel dato una sola volta.
Perché la seconda volta è davvero più veloce
Con un secondo questionario, la piattaforma fa due cose che non poteva fare la prima volta. Riconosce quali domande sono già state risposte con un dato dal vostro fascicolo, e vi chiede di confermarlo invece di reinserirlo. Quello che rimane è ciò che è veramente nuovo: una domanda che il primo cliente non ha posto, o un periodo che non era ancora nel fascicolo perché l'ultima bolletta energetica non era ancora arrivata.
Questo non fa risparmiare solo tempo. Riduce anche il rischio che al secondo questionario inserisca un numero leggermente diverso da quello del primo, semplicemente perché avete rifatto il calcolo. Un'unica fonte, più clienti — è proprio per questo che le aziende che ricevono un questionario una volta all'anno ne traggono relativamente poco vantaggio, e le aziende che ricevono richieste da più parti (cliente, banca, assicuratore) notano meglio la differenza.
Cosa cambia se lo standard cambia
Lo standard VSME e i fattori di emissione sottostanti non sono fissi per sempre; vengono aggiornati a intervalli regolari. Un fascicolo è utile per un'altra ragione: se un cambiamento riguarda dati che sono già nel vostro fascicolo, non dovete controllare autonomamente se è così. Con un abbonamento ricevete una notifica; senza abbonamento il fascicolo stesso rimane intatto, ma perdete il segnale che qualcosa è cambiato.
Cosa non è il fascicolo
Un dossier non è un audit e non è un'assurance, e la conferma che fornite per una cifra non è un marchio di qualità — per questa rendicontazione delle PMI al momento non esiste un organismo riconosciuto, nemmeno per esgia. Il dossier registra ciò che voi stessi avete estratto e confermato dai vostri documenti; la piattaforma non calcola al di là di questi documenti e non esprime alcuna affermazione in vostro nome sulla conformità a un obbligo. Per la questione se la vostra situazione rientra in una determinata norma, il testo ufficiale dello standard è vincolante, e in caso di dubbio consultate un avvocato o l'autorità di vigilanza competente.
Desiderate vedere cosa significa questo nella pratica prima di registrare qualcosa? Eseguite la scansione rapida gratuita di alcuni quesiti, consultate la knowledge base per argomento, oppure verificate la pagina delle domande frequenti cosa un dossier regola e cosa non regola per voi.