Olet juuri suorittanut ensimmäisen ESG-kyselylomakkeen. Energialasku on haettu, polttoainekuitit on laskettu yhteen, joku henkilöstöhallinnosta on käynyt palkanlaskennan läpi. Se vei päiviä. Ja sitten, muutaman kuukauden kuluttua, tulee pankin kyselylomake tai toisen hankkijan lomake — ja kysymys kuuluu: pitääkö tämä tehdä alusta alkaen uudelleen?
Vastaus on siinä, mitä ensimmäisen kerran jälkeen on rakennettu: dossier. Se ei ole uusi lomake joka kyselylomakkeelle, vaan vakiopaikka, jossa ovat numerot, jotka olet jo vahvistanut — energiankulutus, polttoaine, henkilöstötiedot — linkitettynä lähteeseen, josta ne tulevat. Toinen kyselylomake on silloin pääosin kysymys siitä, kenen kuuluu mihinkin numeroon, ja toimittaa tämä numero uudelleen. Ei uutta etsintää laskunapin kansiosta.
Mitä dossierin sisällä on
Dossier on summa siitä, mitä olet aiemmin toimittanut ja vahvistanut: energiankulutus vuositilinpäätöksestäsi, polttoaineen ostot kuitistasi, työntekijöiden lukumäärä ja työtunnit palkanlaskennastasi. Siinä ei ole tulkintaa, jota et ole itse hyväksynyt — luet numerot omista asiakirjoistasi, ja alusta tallentaa, mihin kysymykseen kukin numero kuuluu. kuinka linkitys asiakirjojesi ja kyselylomakkeen välille syntyy voit lukea sivulla, joka selittää sen vaihe vaiheelta.
Dossieerin tarkoitus ei ole ottaa sinulta työtä pois omien asiakirjojesi lukemisesta — se jää edelleen sinun vastuullesi — vaan ettei sinun tarvitse tehdä sitä kahdesti. Pankki kysyy usein hieman eri tavalla kuin suuri hankkija, ja se jälleen eri tavalla kuin vakuutusyhtiö vakuutuksen uusimisen yhteydessä. Mutta näiden eri sanamuotojen alla on usein sama taustalla oleva numero: kuinka paljon kaasua, kuinka paljon dieseliä, kuinka monta työntekijää. Sinun tarvitse etsiä tuo numero vain kerran.
Miksi toinen kerta todella on nopeampi
Toisella kyselylomakkeella alusta tekee kaksi asiaa, joita ensimmäisen kerran yhteydessä ei voinut tehdä. Se tunnistaa, mitkä kysymykset on jo aiemmin vastattu dossieriasi numerolla, ja se antaa sinun vahvistaa sen numeron sen sijaan, että syöttäisit sen uudelleen. Jäljelle jää se, mikä on todella uutta: kysymys, jota ensimmäinen hankkija ei kysynyt, tai ajanjakso, joka ei vielä ole dossierin sisällä, koska viimeisin energialasku ei ollut vielä saapunut.
Se ei vain säästä aikaa. Se säästää myös mahdollisuuden, että toisella kyselylomakkeella täytät hieman eri numeron kuin ensimmäisellä, yksinkertaisesti koska teit laskennan uudelleen päässäsi. Yksi lähde, useat hankkijat — juuri tämä on syy siihen, että yritykset, jotka saavat kyselylomakkeen kerran vuodessa, hyötyvät siitä suhteellisen vähän, ja yritykset, jotka saavat kysymyksiä monelta puolelta (hankkija, pankki, vakuutusyhtiö), näkevät eron selkeimmin.
Mitä muuttuu, kun standardi muuttuu
VSME-standardi ja sen taustalla olevat päästökertoimet eivät ole pysyviä; niitä päivitetään säännöllisin väliajoin. Dossier on sitten kätevä toisesta syystä: jos muutos koskettaa dossieriasi sisältämiä numeroita, sinun ei tarvitse itse seurata, onko näin. Tilauksen ollessa voimassa saat siitä ilmoituksen; ilman tilausta dossier itsessään pysyy muuttumattomana, mutta et saa signaalia siitä, että jotain on muuttunut.
Mitä dossier ei ole
Dossier ei ole auditointi eikä varmuudentarkastus, ja vahvistus, jonka annat numerosta, ei ole sertifikaatti — näille pk-yritysraporteille ei tällä hetkellä ole olemassa tunnustettua laitosta, ei myöskään esgia:lle. Dossier dokumentoi sen, mitä olet itse omista asiakirjoistasi kerännyt ja vahvistanut; alusta ei laske omien asiakirjojensa ulkopuolella eikä esitä väitettä puolestasi siitä, täytätkö velvoitteen. Kysymykselle siitä, kuuluuko tilanteitasi tiettyyn säännökseen, on relevantti standardin virallinen teksti, ja epävarmuuden tapauksessa lakimies tai toimivaltainen valvontaviranomainen.
Haluatko nähdä, mitä se käytännössä tarkoittaa ennen kuin dokumentoit mitään? Suorita muutaman kysymyksen maksuton quick-scan, katso tietopankki aiheittain, tai lue tarkemmin usein kysyttyjen kysymysten sivu mitä dossier ratkaisee ja mitä ei sinulle.