Du har netop gennemført det første ESG-spørgeskema. Energiregningen blev fundet, brændstofkvitteringerne blev lagt sammen, og nogle fra HR har gennemgået lønadministrationen. Det tog dage. Og så kommer, et par måneder senere, bankens spørgeskema eller spørgeskemaet fra en anden køber — og spørgsmålet er: skal alt dette gøres helt forfra igen?
Svaret ligger i det, der blev bygget op efter første gang: et dossier. Det er ikke en ny formular pr. spørgeskema, men et fast sted, hvor de tal, du allerede har bekræftet, står — energiforbrug, brændstof, personaleoplyisninger — forbundet med den kilde, de kommer fra. Et andet spørgeskema bliver derefter i høj grad et spørgsmål om at genkende, hvilket spørgsmål der hører til hvilket tal, og levere det tal igen. Ingen ny søgning gennem mappen med fakturaer.
Hvad der er i et dossier
Et dossier er summen af det, du tidligere har leveret og bekræftet: energiforbruget fra din årlige regning, brændstofkøbene fra dine kvitteringer, antallet af medarbejdere og arbejdstimer fra lønadministrationen. Der er ingen fortolkning i det, som du ikke selv har godkendt — du læser tallene fra dine egne dokumenter, og platformen husker, hvilket tal der hørte til hvilket spørgsmål. hvordan forbindelsen mellem dine dokumenter og spørgeskemaet etableres læser du på siden, der forklarer det trin for trin.
Pointen med et dossier er ikke, at det tager arbejdet fra dig, når du læser din egen administration — det forbliver dit ansvar — men at det ikke får dig til at gøre det arbejde to gange. En bank stiller ofte et lidt anderledes spørgsmål end en stor køber, og denne igen anderledes end en forsikringsselskab ved policefornyelses. Men under disse forskellige formuleringer ligger der ofte det samme underliggende tal: hvor meget gas, hvor meget diesel, hvor mange medarbejdere. Du behøver kun finde det tal én gang.
Hvorfor anden gang virkelig går hurtigere
Ved et andet spørgeskema gør platformen to ting, som ikke kunne gøres første gang. Det genkender, hvilke spørgsmål der allerede tidligere er blevet besvaret med et tal fra dit dossier, og det lader dig bekræfte det tal i stedet for at indtaste det på ny. Hvad der bliver tilbage, er det, der virkelig er nyt: et spørgsmål, som første køber ikke stillede, eller en periode, der endnu ikke er i dossieret, fordi den seneste energiregning endnu ikke var kommet.
Det sparer ikke kun tid. Det sparer også chancen for, at du ved andet spørgeskema skriver et lidt andet tal end ved det første, blot fordi du gjorde beregningen igen fra hukommelsen. Én kilde, flere købere — det er præcis grunden til, at virksomheder, der får ét spørgeskema om året, får relativt lidt ud af det, og virksomheder, der får spørgsmål fra flere sider (køber, bank, forsikringsselskab) mærker forskellen tydeligst.
Hvad der ændres, når standarden ændres
VSME-standarden og de underliggende emissionsfaktorer er ikke fastsat for evigt; de bliver opdateret med faste intervaller. Et dossier er derefter praktisk af en anden grund: hvis en ændring rammer tal, der allerede er i dit dossier, behøver du ikke selv at holde styr på, om det er tilfældet. Med et abonnement får du besked om det; uden et abonnement forbliver selve dossieret uændret, men du går glip af signalet om, at der er sket en ændring.
Hvad dossieret ikke er
En fil er ikke en revision og ikke en erklæring, og den bekræftelse, som du giver ved et tal, er ikke et kvalitetsmærke — for disse SMV-rapporteringer findes der på nuværende tidspunkt ingen anerkendt instans, heller ikke for esgia. Filen dokumenterer, hvad du selv har hentet og bekræftet fra dine egne dokumenter; platformen beregner ikke ud over disse dokumenter og udtaler sig ikke på dine vegne om, hvorvidt du opfylder en forpligtelse. For spørgsmålet om din situation falder ind under en bestemt regel, er den officielle tekst i standarden afgørende, og ved tvivl en jurist eller den kompetente tilsynsmyndighed.
Vil du se, hvad det betyder i praksis, før du fastslår noget? Gør det gratis hurtige gennemgang af et par spørgsmål, se videnbanken efter emne, eller læs op på siden med ofte stillede spørgsmål hvad en fil kan og ikke kan ordne for dig.