waarom moet ik zelf goedkeuren wat er uit mijn documenten wordt gehaald

Het bedrijf leest de stukken, u legt vast wat erin staat

Esgia haalt cijfers uit de stukken die worden geüpload — een energienota, brandstofbonnen, een uitdraai uit de loonadministratie — maar het is de ondernemer die bevestigt of die uitkomst klopt. Dat is geen extra stap voor de vorm: niemand kent de eigen bedrijfsvoering zo goed als de ondernemer zelf, en alleen die weet of een uitgelezen getal echt bij het juiste pand, het juiste voertuig of de juiste periode hoort. Een energienota kan bijvoorbeeld twee adressen bevatten, of een brandstofbon kan een leaseauto betreffen die niet meer in gebruik is. Dat soort context staat niet in het document, die zit alleen bij de ondernemer.

Die bevestiging is ook precies waarom het dossier bij esgia bewaard blijft en bij een volgende vragenlijst weer gebruikt kan worden: het is geen ruwe uitlezing die opnieuw gecontroleerd moet worden, maar een door de ondernemer geaccordeerde stand van zaken. Zonder die bevestiging zou elk cijfer in het dossier een aanname blijven in plaats van een vastgesteld feit. Bij het indelen van uitstoot in categorieën — scope 1, 2 en 3 — telt dezelfde logica: de indeling volgt een vaste methode, maar of een bepaalde brandstofbon of energienota daadwerkelijk bij de eigen activiteiten hoort, is iets wat alleen de ondernemer kan beoordelen.

Waarom dat volgt uit hoe de basismodule van VSME is opgezet

De basismodule van de VSME-standaard van EFRAG gaat uit van gegevens die de rapporterende onderneming zelf aanlevert en voor juist houdt; het platform verwerkt en structureert die gegevens, maar vervangt niet de verantwoordelijkheid van de onderneming voor de inhoud ervan. Dat sluit ook aan bij wat esgia wél en niet is: er is geen audit, geen assurance en geen keurmerk dat de uitkomst achteraf goedkeurt — een erkennende instantie bestaat voor dit soort mkb-rapportage niet. De bevestiging door de ondernemer is dus niet een vervanging van die controle, maar het enige moment waarop de juistheid van de gegevens wordt vastgesteld.