wat houdt in dat mijn dossier bij esgia bewaard blijft

Eén keer opbouwen, daarna telkens hergebruiken

Het dossier bij esgia is de verzameling gegevens die is opgebouwd uit de stukken die een bedrijf al in huis heeft — een energienota, brandstofbonnen, een uitdraai uit de loonadministratie — en die is blijven staan na de eerste vragenlijst. Bij een volgende vragenlijst, van dezelfde afnemer of van een bank of verzekeraar, hoeft dat dossier niet opnieuw te worden opgebouwd. De gegevens die al zijn vastgelegd en bevestigd, staan er nog; alleen wat ontbreekt of is veranderd, komt erbij.

Dat is meteen ook waarom zelf bevestigen wat er uit de documenten wordt gehaald bij het opbouwen van het dossier zo'n vaste stap is: wat eenmaal is vastgelegd, vormt de basis waarop de volgende vragenlijst verder bouwt. Een dossier dat blijft staan is dus geen archief dat stof verzamelt, maar een werkbestand — het groeit mee naarmate er meer vragenlijsten binnenkomen, en het wordt actueel gehouden wanneer een wijziging in de standaarden of de emissiefactoren er invloed op heeft. Wat er op enig moment in staat, betreft steeds gegevens uit scope 1, 2 of 3 zoals die volgens het GHG Protocol worden ingedeeld — zie ook het verschil tussen scope 1, 2 en 3.

Waarom hergebruik zin heeft: de VSME-basismodule vraagt steeds naar hetzelfde

De VSME-standaard van EFRAG beschrijft in de basismodule een vaste set gegevens die een niet-beursgenoteerd mkb-bedrijf kan rapporteren, en die set komt in vrijwel elke vragenlijst van een afnemer, bank of verzekeraar in vergelijkbare vorm terug. Omdat het gaat om dezelfde soort brongegevens — energieverbruik, brandstofgebruik, personeelsgegevens — is er geen aanleiding om die bij elke nieuwe vragenlijst opnieuw uit dezelfde nota's en uitdraaien te halen. Wat dat in tijd en geld verschilt, staat beschreven bij wat het kost en hoe lang het duurt.