Welche Personalzahlen verlangt ein ESG-Fragebogen in der Metall- und Fertigungsindustrie?
Ein ESG-Fragebogen eines Abnehmers, einer Bank oder eines Versicherers verlangt fast immer einen Block mit Personalzahlen: die Anzahl der Mitarbeiter, die Verteilung nach Geschlecht, die Fehlzeiten, die Personalfluktuation und teilweise die Schulungsstunden pro Mitarbeiter. Es geht dabei immer um Zahlen auf Unternehmensebene, nicht darum, wer welche Funktion hat oder was jemand verdient. Für einen Installationsbetrieb oder einen Metallbearbeiter bedeutet das, dass die Zahlen meist bereits in der Lohnabrechnung oder bei der HR-Agentur vorliegen und das Zusammenzählen mehr Aufwand ist als das Suchen.
Die Fragen, die zurückkommen, lassen sich in großem Umfang auf den VSME-Standard zurückführen, den freiwilligen EU-Standard für nicht börsennotierte KMU. Dieser Standard beschreibt einen begrenzten Satz von Arbeitnehmerdaten, die für einen Lieferanten mit bis zu tausend Mitarbeitern als angemessen gelten. Was ein Abnehmer darüber hinaus verlangt — zum Beispiel Zahlen nach Funktionsgruppen, Gehaltsgruppen oder individuelle Bewertungen — fällt in den meisten Fällen nicht mehr unter das, was ab März 2026 bei einem kleineren Lieferanten verlangt werden darf. Wie Sie diese Unterscheidung für Ihren eigenen Fragebogen treffen, lesen Sie unter die Übersicht der Themen pro Situation.
Welche Zahlen kommen konkret vor
Es geht meist um fünf Gruppen von Zahlen. Die Gesamtzahl der Mitarbeiter, ausgedrückt in Köpfen und in VZÄ, am Ende des Geschäftsjahres oder als Durchschnitt. Die Verteilung nach Geschlecht, häufig nur auf Unternehmensebene und nicht pro Abteilung. Der Krankenstand im vergangenen Jahr in Prozent. Die Personalfluktuation, also die Anzahl der Mitarbeiter, die ein- und ausgetreten sind. Und die Schulungs- oder Trainingsstunden pro Mitarbeiter, teilweise aufgeschlüsselt nach fest angestelltem und Zeitpersonal.
Keine dieser Zahlen verlangt Namen. Die Lohnabrechnung liefert die Zahlen bereits aggregiert, sobald Sie von Ihrem Lohndienstleister eine Periodenübersicht oder Jahresübersicht anfordern. Ein HR-Manager, der das Krankenstandspercentage bereits an den Arbeitssicherheitsdienst meldet, muss diese Zahl nur übernehmen. Wo es oft schiefgeht, ist nicht die Zahl selbst, sondern die Frage, ob es um das gesamte Unternehmen oder nur um Deutschland geht und um welchen Zeitraum — das bestimmt, ob zwei Jahreswerte vergleichbar sind.
Zahlen sammeln ohne Namen zu erfassen
Um eine Zahl zu belegen, müssen Sie keine Personalakte öffnen. Ein Auszug aus der Lohnabrechnung nur mit Summen pro Monat reicht aus, ebenso wie ein Export aus dem Fehlzeitsystem mit einem Prozentsatz statt einer Mitarbeiterliste. Bewahren Sie den Auszug wie erhalten auf: eine aggregierte Übersicht ist ausreichender Beleg, und das Hinzufügen von Namen oder Personenkennziffern bringt für den Fragebogen keinen Mehrwert, wohl aber ein zusätzliches Risiko im Umgang mit personenbezogenen Daten. Wie esgia damit umgeht und welche Daten gespeichert werden, wird erläutert auf der Seite über den Umgang mit Ihren Daten.
Ein Dossier mit diesen Zahlen muss nur einmal aufgebaut werden. Sobald der nächste Fragebogen ankommt — vom gleichen Abnehmer oder von der Bank — sind die gleichen Zahlen oft sofort wieder nutzbar, nur mit einer Aktualisierung der Periode. Das spart besonders Zeit bei Unternehmen, die mehrere Fragebögen pro Jahr erhalten, von verschiedenen Abnehmern mit leicht unterschiedlichen Formulierungen für die gleiche Zahl.
Was ist, wenn ein Abnehmer mehr verlangt als der Standard
Manche Fragebögen bohren nach: Funktionsniveaus, Gehaltsunterschiede zwischen Männern und Frauen bis auf den Euro oder einzelne Bewertungsscores. Das ist der Moment, um zu prüfen, ob die Frage dem entspricht, was der VSME-Standard für einen Lieferanten Ihrer Größe beschreibt. Falls die Frage darüber hinausgeht, müssen Sie selbst nicht entscheiden, wie Sie das dem Abnehmer formulieren — eine Prüfung zeigt pro Frage, ob sie dem Standard entspricht, und liefert sofort eine sachgemäße Formulierung für das, was Sie ablehnen dürfen.
Wenn Sie noch nicht wissen, ob dies für Ihr Unternehmen relevant ist, müssen Sie nicht erst den gesamten Standard durchlesen. In wenigen Fragen wird sichtbar, ob und inwieweit dieses Thema auf Ihr Unternehmen zutrifft, über eine kurze Angabe Ihrer Situation. Wenn Sie noch unsicher sind, was kostenlos bleibt und was zum Abonnement gehört, finden Sie diese Übersicht auf der Seite mit Antworten auf die häufigsten Fragen.
Diese Erläuterung ist beschreibend und bezieht sich nicht auf die Situation eines bestimmten Unternehmens. Für eine Bewertung Ihrer eigenen Frageliste oder Position in der Wertschöpfungskette sind ein Jurist oder die zuständige Aufsichtsbehörde die geeigneten Ansprechpartner.