Mitkä henkilöstöluvut kysytään kestävän kehityksen raportoinnissa metalli- ja valmistava teollisuudessa?
ESG-kyselylomake ostajalta, pankista tai vakuutusyhtiöltä pyytää lähes aina henkilöstötietojen osiota: työntekijöiden määrän, sukupuolen mukaan jaottelun, sairauspoissaolojen määrän, henkilöstön vaihtuvuuden ja joskus koulutustuntien määrän työntekijää kohti. Kyse on aina yritystason luvuista, ei siitä, kuka tekee mitä tehtävää tai mitä joku ansaitsee. Asennusyritykselle tai metallinmuokkaajalle tämä tarkoittaa, että luvut ovat yleensä jo palkanlaskentajärjestelmässä tai HR-palveluntarjoajalla, ja yhteenlaskeminen on suurempi työ kuin etsiminen.
Palautuvat kysymykset ovat suurelta osin jäljitettävissä VSME-standardiin, EU:n vapaaehtoisen standardiin pörssiin noteeraamattomille pienille ja keskisuurille yrityksille. Tämä standardi kuvaa rajoitettua joukkoa työntekijätietoja, jotka katsotaan kohtuullisiksi korkeintaan tuhannen työntekijän yrityksen toimittajalle. Se, mitä ostaja kysyy tämän lisäksi – esimerkiksi lukuja tehtäväryhmittäin, palkkaasteikot tai yksittäiset arvioinnit – jää useimmissa tapauksissa sen ulkopuolelle, mitä pienemmältä toimittajalta voidaan pyytää maaliskuusta 2026 lähtien. Kuinka teette tämän eron omassa kyselylomakkeessanne, luette kohdasta aihealueiden yleiskatsaus tilannekohtaisesti.
Mitä lukuja esiintyy käytännössä
Yleensä kysymys koskee viittä lukuryhmää. Työntekijöiden kokonaismäärä ilmaistuna henkilöinä ja kokoaikaisilta vastaavina (fte) tilikauden lopussa tai keskiarvona. Jakautuminen sukupuolen mukaan, usein vain yritystasolla, ei osastoittain. Sairauspoissaolojen prosenttiosuus kuluneen vuoden aikana. Henkilöstön vaihtuvuus, siis sisään- ja ulosvirtaavien ihmisten määrä. Ja koulutus- tai harjoitustuntien määrä työntekijää kohti, joskus jaoteltuna vakituiseen ja määräaikaiseen henkilöstöön.
Mikään näistä luvuista ei pyydä nimiä. Palkanlaskentajärjestelmä toimittaa luvut jo aggregoituna, kun pyydätte kausi- tai vuositiivistelmää palkanlaskentapalveluntarjoajalta. HR-johtaja, joka raportoi poissaolojen prosenttiosuuden jo työterveyspalvelulle, joutuu vain kopioimaan luvun. Usein menee pieleen ei itse luku, vaan kysymys siitä, koskeeko se koko yritystä vai vain Suomea, ja mitä ajanjaksoa – se määrää, ovatko kaksi vuosilukua vertailukelpoisia.
Lukujen kerääminen ilman nimiä
Luvun perustelemiseksi ei tarvitse avata henkilöstötiedostoa. Palkanlaskentajärjestelmän kaavinta vain kuukauden kokonaissummilla riittää, samoin kuin vienti poissaolojen hallintajärjestelmästä prosentteina henkilöstöluettelon sijaan. Säilytä kaavinta sellaisenaan: aggregoitu tiivistelmä on riittävä todiste, ja nimien tai henkilötunnusten lisääminen ei tuo lisäarvoa kyselylomakkeelle, vaan lisää riskiä henkilötietojen käsittelylle. Kuinka esgia tätä käsittelee ja mitä tietoja tallennetaan, on selitetty sivulla tietojen käsittelyä koskevassa tiedotteessa.
Dossier näillä luvuilla rakentaa vain kerran. Kun seuraava kyselylomake saapuu – samalta ostajalta tai pankista – samat luvut ovat usein uudelleen käytettävissä, pelkän ajanjakson päivityksen kanssa. Tämä säästää etenkin yrityksiä, jotka saavat useita kyselylomakkeita vuodessa, eri ostajilta, joilla on hieman erilaiset muotoilut samalle luvulle.
Entä jos ostaja kysyy enemmän kuin standardi
Jotkut kyselylomakkeet kysyvät pidemmälle: tehtävätasot, sukupuolten väliset palkkaerot euroon saakka tai yksittäiset arviointitulokset. Tämä on hetki arvioida, sopiko kysymys siihen, mitä VSME-standardi kuvaa samankokoiselle toimittajalle. Jos kysymys jää standardin ulkopuolelle, ette itse joudu määrittämään, kuinka sen muotoilette ostajalle – capcheck näyttää per kysymys, sopiko se standardiin, ja toimittaa heti siistin muotoilun sille, mitä voitte kieltäytyä.
Jos et vielä tiedä, koskeeko tämä omaa yritystäsi, sinun ei tarvitse ensin lukea koko standardia. Muutamalla kysymyksellä käy ilmi, koskeeko ja missä määrin tämä aihe yritystäsi, lyhyt kuvaus tilanteestasi. Jos olet edelleen epävarma siitä, mikä jää ilmaiseksi ja mikä kuuluu tilauksen piiriin, se on selkeästi esitetty sivulla, jossa usein kysyttyjen kysymysten vastaukset.
Tämä selitys on kuvaava eikä käsittele yhden tietyn yrityksen tilannetta tai asemaa arvoketjussa. Omat kysymyslomakkeesi tai asemasi ketjussa koskevaa arviointia varten oikea yhteyspiste on asianajaja tai toimivaltainen valvontaviranomainen.