Hvilke personaletal spørger et bæredygtighedsrapporteringsspørgeskema om i metal- og fremstillingsindustrien?
Et ESG-spørgeskema fra en kundeleverandør, bank eller forsikringsselskab anmoder næsten altid om en blok personalechiffre: antal medarbeidere, fordelingen mellem mand og kvinde, sygefravær, personaleomsætning og nogle gange antal timer uddannelse pr. medarbeidere. Det drejer sig hele tiden om tal på virksomhedsniveau, ikke om hvem der har hvilken stilling eller hvad nogen tjener. For en installatørbedrift eller en metalbearbejder betyder det, at chiffrene som regel allerede ligger klar i lønopgørelsen eller hos HR-leverandøren, og at summationen er mere arbejde end søgningen.
De spørgsmål, der optræder, kan for størstedelen henføres til VSME-standarden, EU's frivillige standard for ikke-børsnoterede SMV'er. Denne standard beskriver et begrænset sæt medarbeiderdata, der anses for rimelig for en leverandør på op til tusind medarbeidere. Hvad en kundeleverandør spørger derudover om — for eksempel tal pr. funktionsgruppe, lønningsskalaer eller individuelle evalueringer — falder i de fleste tilfælde uden for det, der siden marts 2026 stadig må spørges en mindre leverandør om. Hvordan du foretager denne sondring for dit eget spørgeskema, læser du i oversigten over emner pr. situation.
Hvilke tal optræder konkret
Det handler som regel om fem grupper tal. Det samlede antal medarbeidere, udtrykt i hovedtal og i fuldtidsekvivalenter, ved udgangen af regnskabsåret eller som gennemsnit. Fordelingen efter køn, ofte kun på virksomhedsniveau og ikke pr. afdeling. Sygefravaersprocenten over det seneste år. Personaleomsætningen, altså antallet af mennesker, der er strømmet ind og ud. Og antallet af timer uddannelse eller træning pr. medarbeidere, nogle gange opdelt efter fastansat og midlertidigt personale.
Ingen af disse tal anmoder om navne. Lønopgørelsen leverer allerede tallene aggregeret, så snart du anmoder om en periodeoversigt eller årsoverzigt hos din lønudbyderen. En HR-manager, der allerede rapporterer sygefravarsprocenten til arbejdsmiljøtjenesten, behøver kun at overtage dette tal. Hvor det ofte går galt, er ikke selve tallet, men spørgsmålet om det vedrører hele virksomheden eller kun Danmark, og hvilken periode — det afgør, om to årstal er sammenlignelige.
Indsaml tal uden at registrere navne
For at underbygge et antal behøver du ikke at åbne en personalemappe. En udskrift fra lønopgørelsen med kun totaler pr. måned er tilstrækkeligt, ligesom en eksport fra fraværssystemet med en procent i stedet for en liste over medarbeidere. Opbevar denne udskrift, som den er: en aggregeret oversigt er tilstrækkelig dokumentation, og tilføjelsen af navne eller CPR-numre giver ingen ekstra værdi for spørgeskemaet, men derimod en ekstra risiko for omgangen med personoplysninger. Hvordan esgia håndterer dette, og hvilke data der lagres, forklares på siden om omgang med dine data.
Et dossier med disse tal behøver du kun at oprette én gang. Så snart det næste spørgeskema kommer — fra samme kundeleverandør eller fra banken — kan de samme tal ofte genbruges, med kun en opdatering af perioden. Det sparer især tid hos virksomheder, der modtager flere spørgeskemaer pr. år fra forskellige kundeleverandører med lidt forskellige formuleringer for det samme tal.
Hvad hvis en kundeleverandør spørger efter mere end standarden
Nogle spørgeskemaer spørger videre: funktionsniveauer, lønforskelle mellem mand og kvinde ned til øren, eller individuelle evalueringsscores. Dette er øjeblikket til at kontrollere, om spørgsmålet passer til det, som VSME-standarden beskriver for en leverandør af din størrelse. Hvis spørgsmålet ligger uden for dette, behøver du ikke selv at afgøre, hvordan du formulerer det til kundeleverandøren — en kapcheck viser pr. spørgsmål, om det passer inden for standarden, og leverer med det samme en pæn formulering for det, du må nægte.
Hvis du endnu ikke er sikker på, om dette gælder for dit eget firma, behøver du ikke først at læse hele standarden. Med et par spørgsmål bliver det klart, om og i hvilket omfang dette emne er relevant for din virksomhed, via en kort angivelse af din situation. Hvis du stadig er usikker på, hvad der er gratis, og hvad der indgår i et abonnement, finder du det overskueligt på siden med svarene på de mest stillede spørgsmål.
Denne forklaring er beskrivende og handler ikke om situationen for ét specifikt firma. For en vurdering af din egen spørgsmålsliste eller position i værdikæden er en jurist eller den relevante tilsynsmyndighed det rette kontaktpunkt.