Det korte svar
Et ESG-spørgeskema, der ankommer til en installationsbedrift, anmoder inden for personale normalt om et begrænset sæt tal: det samlede antal medarbejdere (i hovedtal og i fuldtidsstillinger), fordelingen efter køn, fordelingen efter kontraktform (fast, midlertidig, opkaldsbaseret), antal arbejdsulykker og nogle gange sygefravær. Dette er aggregerede tal på virksomhedsniveau. Som regel anmodes der ikke om navne, individuelle medarbejderes funktioner eller genkendeligt data fra specifikke ansatte.
Disse tal findes, især i en installationsbedrift med nogle tyvende medarbejdere, stort set allerede i lønadministrationen. Arbejdet består ikke i at indsamle nye oplysninger, men i at sammenlægge og kategorisere det, som allerede foreligger.
Hvorfor netop disse tal
Den frivillige EU-standard for ikke-børsnoterede MKB-virksomheder, VSME'en, nævner under afsnittet om arbejdskraft et fast sæt indikatorer. Det vedrører antallet af ansatte, forholdet mellem mænd og kvinder, andelen af medarbejdere med en fast kontra midlertidig kontrakt, og tal om arbejdsulykker. En afnemer, der selv skal udarbejde sin bæredygtighedsrapport, har brug for disse tal for at få et billede af de mennesker, der arbejder i hans værdikæde — ikke for at bedømme individuelle medarbejdere.
I en installationsbedrift med montører, lærlinge og et lille kontorteam betyder dette normalt: det samlede antal personer på lønsedlen på et fast referenceunkt, hvor mange af dem der arbejder på fuldtid eller deltid, og hvor mange der har en fast kontra midlertidig kontrakt. Opkaldsbaserede kræfter og vikarærbetelse nævnes i nogle spørgeskemaer separat — vær opmærksom på, når du udfylder, hvordan spørgsmålet præcis er formuleret, for ikke alle spørgeskemaer tæller de samme grupper med.
Hvor du henter tallene fra
Lønadministrationen giver normalt i ét udtog antallet af aktive ansættelsesforhold på en bestemt dato, inklusive kontraktform og omfang i fuldtidsstillinger. For fordelingen efter køn er det tilstrækkeligt med en tælling på grundlag af det samme udtog. Antallet af arbejdsulykker findes, hvis det er blevet registreret, normalt i sygefraværsdossieren eller hos arbejdsmiljørepræsentanten; hvis der ikke er noget registreret der, er det ærlige svar, at tallet ikke er tilgængeligt i øjeblikket.
Et punkt, som ofte overses her: spørgeskemaet anmoder om et tal, ikke om den underliggende liste over ansatte. Det er ikke nødvendigt at levere eller dele et dokument med individuelle medarbejdere med afnemeeren. Du tæller selv, du bekræfter resultatet, og det tal går ind i spørgeskemaet. Hvordan disse tal udtages fra din egen administration og dokumenteres, ses sådan hentes oplysningerne ud af dine egne dokumenter.
Hvad der ikke må spørges om
Siden marts 2026 gælder det for en rapporteringspligtig virksomhed, at der af en leverandør med tusind medarbejdere eller færre ikke må anmodes om mere end det, som VSME'en foreskriver. Et spørgsmål om uddannelsesniveau for hver enkelt medarbejder, om aldersgrupper helt ned til den enkelte person, eller om en omfattende mangfoldighedspolitik med underliggende data går længere end standarden foreskriver. Et installationsbedrijf kan afslå sådanne spørgsmål med en pæn henvisning til standarden, hvor spørgsmålet falder uden for.
Om et specifikt spørgsmål falder inden for eller uden for VSME'en, er ikke i alle tilfælde klart ved første øjekast — afnemeeren formulering bestemmer ofte, hvor meget der skal undersøges. Et oversigt over, hvad der i hver situation må og ikke må spørges om, findes under de emner, der er udvalgt pr. situation.
Indsaml én gang, genbrug derefter
Fordi personaletal som heltal eller fuldtidsstillinger er relativt stabile, behøves denne optælling ikke at gentages ved hver ny spørgeskema. Hvis antallet af medarbejdere eller kontraktfordelingen ændres væsentligt, er en opdatering tilstrækkelig. Det er også grunden til, at et fastlagt dossier med disse tal sparer tid, når næste spørgeskema — fra en anden køber, banken eller forsikringsselskabet — ankommer.
Spørgsmål, der ofte dukker op om, hvad der hører til og ikke hører til i et sådant dossier, er samlet under svar på ofte stillede spørgsmål.
Vil De gerne hurtigt se, hvilke personaletal der er relevante i Deres tilfælde, og hvilke spørgsmål der falder uden for? Udfør den gratis quick-scan, og De får inden for få minutter en første indikation uden at have behov for en konto.