Lyhyt vastaus
Asennusyrityksen saamat ESG-kyselyt koskevat henkilöstöä yleensä rajoitettuun joukkoon lukuja: työntekijöiden kokonaismäärä (henkilöinä ja fte-määrässä), sukupuolen mukainen jakautuminen, sopimusten mukainen jakautuminen (vakituinen, määräaikainen, kutsuntatyö), työpaikkatapaturmien määrä ja joskus sairauspoissaolot. Nämä ovat yritystasolla koottuja lukuja. Yleensä ei kysytä nimiä, yksittäisten työntekijöiden tehtäviä tai henkilöllisesti tunnistettavia tietoja.
Nuo luvut ovat asennusyrityksessä, jolla on muutama kymmenen työntekijää, suurelta osin jo palkanlaskentajärjestelmässä. Työ ei ole uusien tietojen keräämisessä, vaan siinä, mitä jo on olemassa, lasketaan yhteen ja järjestellään.
Miksi juuri nämä luvut
EU:n vapaaehtoinen standardi ei-pörssinoteeratuille pk-yrityksille, VSME, määrittelee työvoiman osalta kiinteän joukon indikaattoreita. Niihin kuuluvat työntekijöiden lukumäärä, miesten ja naisten suhde, vakituisen sopimuksen saaneiden osuus määräaikaisiin nähden sekä työpaikkatapaturmia koskevat luvut. Asiakas, joka joutuu laadittamaan oman kestävän kehityksen raportin, tarvitsee nämä luvut saadakseen kuvan ketjussaan työskentelevistä ihmisistä — eivät arvioidakseen yksittäisiä työntekijöitä.
Asennusyrityksessä, jossa on asentajia, oppilaita ja pieni toimistohenkilöstö, tämä tarkoittaa yleensä: palkkalistoilla olevien henkilöiden kokonaismäärä tiettynä vertailuajankohtana, kuinka moni heistä työskentelee kokoaikaisesti tai osa-aikaisesti, ja kuinka moni saa vakituisen tai määräaikaisen sopimuksen. Joissain kyselyissä kutsuntatyöntekijät ja vuokratyöntekijät mainitaan erikseen — kiinnitä huomiota siihen, miten kysymys on tarkasti muotoiltu, koska kaikki kyselyt eivät ota samoja ryhmiä huomioon.
Mistä saat luvut
Palkanlaskentajärjestelmä antaa yleensä yhdessä tulostuksessa aktiivisten työsuhteista määrän tiettynä päivänä, mukaan lukien sopimusmuoto ja fte-laajuus. Sukupuolijakauman osalta riittää sama tulostus pohjana oleva laskenta. Työpaikkatapaturmien määrä on, jos se on kirjattu, yleensä poissaolojen asiakirjoissa tai ehkäisypalveluiden työntekijällä; jos mitään ei ole kirjattu, rehellinen vastaus on, että luku ei tällä hetkellä ole saatavilla.
Seikka, joka usein unohdetaan: kysely edellyttää lukua, ei taustalla olevia nimiä. Ei ole tarpeen toimittaa tai jakaa asiakirjaa yksittäisillä työntekijöillä asiakkaalle. Lasket itse, vahvistat tuloksen, ja se luku menee kyselyyn. Miten nuo luvut haetaan ja kirjataan omasta hallintojärjestelmästäsi, näet miten tiedot otetaan omista asiakirjoistasi.
Mitä ei saa kysyä
Maaliskuusta 2026 alkaen raportointivelvollinen yritys ei saa vaatia enemmän kuin VSME edellyttää tuhannesta työntekijästä tai pienemmästä toimittajasta. Kysymys henkilökohtaisen koulutustason, henkilöllisesti tunnistettaviksi tehdyt ikäluokat tai laaja monimuotoisuuspolitiikka taustalla olevine tiedoineen ylittää standardin vaatimukset. Asennusyritys voi kieltäytyä tällaisista kysymyksistä viitaten asianmukaisesti standardiin, johon kysymys ei kuulu.
Se, kuuluuko tietty kysymys VSME:n piiriin vai ei, ei aina ole ensimmäisellä vilkaisulla selkeää — asiakkaan muotoilu määrittää usein, kuinka paljon on tutkittava. Yleiskatsaus siitä, mitä kustakin tilanteesta saa ja ei saa kysyä, löytyy osoitteesta aiheista, jotka on valittu tilannekohtaisesti.
Kerää kerran, käytä uudelleen
Koska henkilöstöluvut kokonaismääränä tai vakioituna työntekijämääränä (fte) ovat suhteellisen vakaat, tätä laskentaa ei tarvitse toistaa jokaisen uuden kyselylomakkeen yhteydessä. Jos työntekijöiden lukumäärä tai sopimusjakauma muuttuu merkittävästi, päivitys riittää. Tämä on myös syy siihen, miksi dokumentoitu tiedosto näillä luvuilla säästää aikaa, kun seuraava kyselylomake — eri ostajalta, pankilta tai vakuutusyhtiöltä — saapuu.
Usein toistuvat kysymykset siitä, mikä kuuluu tällaiseen tiedostoon ja mikä ei, on koottu vastaus usein toistuviin kysymyksiin.
Haluaisitko nähdä nopeasti, mitkä henkilöstöluvut ovat omassasi tapauksessasi relevantteja ja mitkä kysymykset jäävät niiden ulkopuolelle? Tee ilmainen pikatutkimus, niin saat muutaman minuutin kuluessa ensimmäisen käsityksen, ilman että tarvitset tiliä.