Die kurze Antwort
Ein Nachhaltigkeitsfragebogen, der bei einem Installationsbetrieb ankommt, verlangt im Bereich Personal üblicherweise einen begrenzten Satz von Zahlen: die Gesamtzahl der Mitarbeiter (in Köpfen und in VZÄ), die Aufteilung nach Geschlecht, die Aufteilung nach Vertragsform (Festanstellung, befristet, Abruf), die Anzahl der Arbeitsunfälle und manchmal die Krankheitsfehlzeiten. Dies sind aggregierte Zahlen auf Betriebsebene. Es wird in der Regel nicht nach Namen, Funktionen von Einzelpersonen oder nachvollziehbaren Daten bestimmter Arbeitnehmer gefragt.
Diese Zahlen sind, besonders bei einem Installationsbetrieb mit ein paar Dutzend Mitarbeitern, größtenteils bereits in der Lohnbuchhaltung vorhanden. Die Arbeit liegt nicht im Sammeln neuer Informationen, sondern im Addieren und Kategorisieren von bereits Vorhandenem.
Warum genau diese Zahlen
Der freiwillige EU-Standard für nicht börsennotierte KMU, die VSME, nennt im Bereich Arbeitskräfte einen festen Satz von Indikatoren. Es geht um die Anzahl der Arbeitnehmer, das Verhältnis zwischen Männern und Frauen, den Anteil der Mitarbeiter mit Festvertrag im Vergleich zu befristeten Verträgen und Zahlen zu Arbeitsunfällen. Ein Abnehmer, der seinen eigenen Nachhaltigkeitsbericht aufstellen muss, benötigt diese Zahlen, um sich ein Bild von den Menschen in seiner Lieferkette zu machen — nicht um einzelne Mitarbeiter zu bewerten.
In einem Installationsbetrieb mit Monteuren, Lehrlingen und einem kleinen Büroteam bedeutet dies üblicherweise: die Gesamtzahl der Personen auf der Gehaltsliste zu einem festen Stichtag, wie viele davon Vollzeit oder Teilzeit arbeiten, und wie viele einen Festvertrag oder einen befristeten Vertrag haben. Abrufkräfte und Leiharbeitnehmer werden in manchen Fragebögen separat genannt — achten Sie beim Ausfüllen darauf, wie die Frage genau formuliert ist, denn nicht jeder Fragebogen zählt die gleichen Gruppen.
Wo Sie die Zahlen herbekommen
Die Lohnbuchhaltung liefert üblicherweise in einer Ausgabe die Anzahl der aktiven Arbeitsverhältnisse zu einem bestimmten Datum, einschließlich Vertragsform und VZÄ-Umfang. Für die Aufteilung nach Geschlecht reicht eine Zählung auf Grundlage derselben Ausgabe. Die Anzahl der Arbeitsunfälle ist, falls erfasst, normalerweise in der Fehlzeitendatei oder beim Präventionsbeauftragten verzeichnet; wurde dort nichts festgehalten, dann ist die ehrliche Antwort, dass die Zahl derzeit nicht verfügbar ist.
Ein Punkt, der hier oft übersehen wird: Der Fragebogen verlangt eine Zahl, nicht die zugrunde liegende Namensliste. Es ist nicht erforderlich, ein Dokument mit einzelnen Mitarbeitern einzureichen oder mit dem Abnehmer zu teilen. Sie zählen selbst, Sie bestätigen das Ergebnis, und diese Zahl fließt in den Fragebogen ein. Wie diese Zahlen aus Ihrer eigenen Verwaltung entnommen und dokumentiert werden, sehen Sie wie die Informationen aus Ihren eigenen Unterlagen entnommen werden.
Was nicht gefragt werden darf
Seit März 2026 gilt für ein berichtspflichtiges Unternehmen, dass es von einem Lieferanten mit tausend Mitarbeitern oder weniger nicht mehr verlangen darf, als in der VSME festgelegt ist. Eine Frage nach dem Bildungsniveau pro einzelnem Mitarbeiter, nach Alterskategorien bis zur Person nachvollziehbar, oder nach einer umfassenden Diversitätsstrategie mit zugrunde liegenden Daten geht über das hinaus, was der Standard vorsieht. Solche Fragen darf ein Installationsbetrieb ablehnen, mit einem angemessenen Verweis auf den Standard, unter den die Frage nicht fällt.
Ob eine spezifische Frage innerhalb oder außerhalb der VSME fällt, ist nicht in jedem Fall auf den ersten Blick klar — die Formulierung des Abnehmers bestimmt oft, wie viel recherchiert werden muss. Eine Übersicht über das, was je nach Situation gefragt werden darf und was nicht, finden Sie unter den Themen, die je nach Situation ausgewählt wurden.
Einmal sammeln, dann wiederverwenden
Da Personalzahlen als Gesamtzahl oder Vollzeitäquivalent relativ stabil sind, muss diese Erfassung nicht bei jedem neuen Fragebogen wiederholt werden. Ändert sich die Anzahl der Mitarbeiter oder die Verteilung der Vertragstypen erheblich, reicht eine Aktualisierung aus. Das ist auch der Grund, warum ein dokumentiertes Dossier mit diesen Zahlen Zeit spart, sobald der nächste Fragebogen — von einem anderen Auftraggeber, der Bank oder dem Versicherer — ins Haus kommt.
Fragen, die häufiger gestellt werden, welche Angaben in ein solches Dossier gehören und welche nicht, finden Sie unter Antwort auf häufig gestellte Fragen.
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