Kratek odgovor
Vprašalnik ESG, ki prispe v inštalacijsko podjetje, na področju kadrov običajno zahteva omejeno količino podatkov: skupno število zaposlenih (v osebah in v e.d.v.), razdelitev po spolu, razdelitev po obliki zaposlitve (stalno, začasno, na poziv), število delovnih nezgod in včasih tudi bolniško odsotnost. To so zbrani podatki na ravni podjetja. Običajno se ne zahtevajo imena, funkcije posameznikov ali podatki, ki se nanašajo na določene delavce.
Ti podatki so, še posebej pri inštalacijskem podjetju s nekaj ducat zaposlenih, v veliki meri že v kadrovski administraciji. Delo ne leži v zbiranju novih informacij, temveč v seštevanju in razvrščanju tega, kar že obstaja.
Zakaj prav te številke
Prostovoljni standard EU za male in srednje podjetke, ki niso javno kotirani — VSME — navaja v delu o delovni sili fiksno nabor kazalnikov. Gre za število zaposlenih, razmerje med moškimi in ženskami, delež zaposlenih s stalnim proti začasnemu pogodbi ter podatke o delovnih nezgodah. Nabavitelj, ki mora sestaviti lastno poročilo o trajnosti, potrebuje te številke, da dobi sliko o ljudeh, ki delajo v njegovi dobavni verigi — ne da bi ocenjeval posamezne delavce.
V inštalacijskem podjetju z montažerji, učenci in majhnim pisarniško timom to običajno pomeni: skupno število oseb na plačni listi na nepremičen datum, koliko jih dela v polnem ali delnem delovnem času, in koliko ima stalno oziroma začasno pogodbo. Delavce na poziv in izposojenega dela v nekaterih vprašalnikih navedejo posebej — pri izpolnjevanju bodite pozorni na natančno formulacijo vprašanja, saj ne šteje vsak vprašalnik iste skupine.
Kje dobite podatke
Kadrovski sistem običajno v enem izpisu prikaže število aktivnih delovnih razmerij na določen datum, vključno s pogodbenimi pogoji in obsegom e.d.v. Za razdelitev po spolu zadostuje štetje na podlagi istega izpisa. Število delovnih nezgod je, če je bilo evidentevano, praviloma navedeno v dosjeu o bolniški odsotnosti ali pri osebo za varnost pri delu; če tam ni ničesar zabeleženo, je pošten odgovor, da podatek trenutno ni na voljo.
Točka, ki se jo tu pogosto spregleduje: vprašalnik zahteva število, ne pa osnovne liste posameznih delavcev. Ni treba predložiti ali deliti dokumenta s posameznimi zaposlenih z nabaviteljem. Vi sami štejete, vi potrdite rezultat, in to število se vpiše v vprašalnik. Kako se ti podatki iz vaše lastne administracije pridobijo in zabeležijo, si oglejte kako so informacije pridobljene iz vaših lastnih dokumentov.
Kaj se ne sme vprašati
Od marca 2026 velja za podjetje, ki mora poročati, da od dobavitelja s tisoč zaposlenih ali manj ne sme zahtevati več kot je navedeno v VSME. Vprašanje o ravni izobrazbe posameznega delavca, o starostnih kategorijah, ki so sledljive do osebe, ali o obsežni politiki raznolikosti z osnovnimi podatki sega preko tega, kar predpisuje standard. Takšna vprašanja ima inštalacijsko podjetje pravico zavrniti z lepo navedbo standarda, na katerega vprašanje presega.
Ali določeno vprašanje spada v okvir VSME ali ne, ni v vsakem primeru jasno na prvi pogled — formulacija nabavitelja pogosto določi, koliko je treba razjasniti. Pregled tega, kaj se v vsaki situaciji sme in se ne sme zahtevati, najdete pod temah, ki so izbrane za posamezno situacijo.
Enkrat zbrati, nato ponovno uporabiti
Ker so podatki o osebju kot skupno število ali FTE razmeroma stabilni, tega štetja ni treba ponavljati pri vsakem novem vprašalniku. Če se število zaposlenih ali razdelitev pogodb znatno spremeni, je dovolj posodobitev. To je tudi razlog, da je vzpostavljeni dosje s temi podatki časovno prihranek, takoj ko pride naslednji vprašalnik — drugega naročnika, banke ali zavarovalnice — v poštev.
Vprašanja, ki se pogosto pojavljajo o tem, kaj spada in kaj ne spada v tak dosje, so zbrana pri odgovori na pogosto postavljena vprašanja.
Ali želite hitro videti, kateri podatki o osebju so v vašem primeru relevantni in katera vprašanja so izven tega okvira? Naredite brezplačen hiter pregled in v nekaj minutah imate prvo nakazano, brez potrebe po računu.