Begin bij wat u al heeft liggen
Voor de meeste transport- en logistiekbedrijven begint een CO2-berekening niet bij een ingewikkeld model, maar bij drie soorten stukken die al in de administratie liggen: de brandstofbonnen of tankpasoverzichten van het eigen wagenpark, de energienota van het depot of magazijn, en de facturen van vervoerders die u inhuurt. Elk van die drie hoort in een andere categorie, en dat onderscheid bepaalt hoe u de cijfers verzamelt.
Brandstof die u zelf tankt voor eigen vrachtwagens, bestelbussen of heftrucks valt onder wat de rapportagestandaarden scope 1 noemen: uitstoot die rechtstreeks uit uw eigen verbranding komt. Ingekochte elektriciteit voor het pand valt onder scope 2. Vervoer dat u uitbesteedt aan een andere vervoerder valt doorgaans in een derde, bredere categorie, omdat de uitstoot dan bij een ander bedrijf ontstaat maar wel in uw keten. Wie deze indeling voor ogen houdt, hoeft niet te gokken welk papier bij welke vraag hoort.
Brandstofbonnen: de basis van eigen vervoer
Tankpasoverzichten en brandstofbonnen geven doorgaans het aantal liters diesel, benzine of LNG per periode. Dat aantal liters wordt vermenigvuldigd met een emissiefactor, een vaste waarde die aangeeft hoeveel CO2 vrijkomt per liter van een bepaalde brandstofsoort. Die factoren worden periodiek vastgesteld en gepubliceerd met een peildatum; welke factor van toepassing is, hangt af van het jaar waarover u rapporteert. Verwar dit niet met het aantal gereden kilometers: voor een eerste berekening is het brandstofverbruik de betrouwbaardere ingang, omdat kilometers per voertuigtype sterk kunnen afwijken in verbruik.
Energienota: scope 2, ook op het depot
Naast brandstof telt ook het energieverbruik van het depot, het magazijn of het kantoor mee. De energienota van de netbeheerder of leverancier toont het verbruik in kilowattuur, en dat verbruik wordt met een aparte emissiefactor omgerekend. Bedrijven met koelcellen, laadpalen voor elektrische voertuigen of een groot pand zien dit onderdeel vaak zwaarder wegen dan verwacht, juist omdat koeling en laden continu stroom vragen.
Eigen wagenpark versus uitbesteed vervoer
Het onderscheid tussen eigen en uitbesteed vervoer is in de transportsector vaak het lastigste punt. Ritten die met eigen chauffeurs en eigen voertuigen worden gereden, tellen mee als scope 1. Ritten die worden uitbesteed aan een charter, een onderaannemer of een platform, tellen mee als de bredere derde categorie — ook wel de waardeketen genoemd, omdat de uitstoot ontstaat bij een ander bedrijf maar wel samenhangt met de opdracht die u aanneemt. Voor een eerste dossier is het meestal voldoende om aan te geven welk deel van de omzet of de ritten wordt uitbesteed; een uitgebreide berekening per onderaannemer is voor de VSME-standaard niet vereist.
Wat een afnemer wel en niet mag vragen
Grote klanten, banken of verzekeraars vragen soms door naar precieze cijfers per rit, per klant of per onderaannemer. Sinds maart 2026 geldt voor rapportageplichtige afnemers een grens: van een leverancier met duizend medewerkers of minder mag niet meer duurzaamheidsinformatie worden gevraagd dan in de vrijwillige EU-standaard voor niet-beursgenoteerde MKB-bedrijven staat. Wat daarbovenuit gaat, kunt u als leverancier weigeren, mits u dat netjes formuleert. Welke vragen in transport en logistiek precies terugkomen en waar die grens in de praktijk ligt, leest u in de onderwerpen die per sector zijn uitgezocht.
Emissiefactoren en de peildatum
De factoren waarmee liters brandstof of kilowattuur worden omgerekend naar CO2, staan niet voor altijd vast. Ze worden periodiek herzien, en welke versie u gebruikt hangt af van het jaar waarover u rapporteert. Voor wie zelf wil nakijken welke factor bij welk jaar hoort, is de vastgestelde lijst met peildatum de aangewezen bron; giswerk of een verouderde tabel uit een vorig rapport levert al snel een vertekend beeld op.
Van stukken naar dossier
De stap van losse brandstofbonnen en een energienota naar een samenhangend cijfer is precies waar de meeste tijd in gaat zitten, en waar fouten sluipen als het handmatig in een spreadsheet gebeurt. Hoe die stukken worden omgezet in een dossier dat u kunt bevestigen en later hergebruiken, leest u op de pagina die uitlegt waar de informatie vandaan komt. Wat dat dossier opbouwen kost, staat op het overzicht van prijzen.
Wilt u eerst zien of de vragenlijst die u kreeg binnen de grens van de VSME-standaard blijft, en welke vragen u dus zonder discussie kunt beantwoorden? Doe de gratis quick-scan en kijk in een paar vragen waar u staat, of blader door de kennisbank voor uw sector.