Het korte antwoord
Een ESG-vragenlijst die bij een installatiebedrijf terechtkomt, vraagt op het gebied van personeel meestal om een beperkte set aantallen: het totaal aantal medewerkers (in koppen en in fte), de verdeling naar geslacht, de verdeling naar contractvorm (vast, tijdelijk, oproep), het aantal arbeidsongevallen en soms het ziekteverzuim. Dit zijn geaggregeerde cijfers op bedrijfsniveau. Er wordt in de regel niet gevraagd om namen, functies van individuen of herleidbare gegevens van specifieke werknemers.
Die cijfers staan, zeker bij een installatiebedrijf met een paar tientallen medewerkers, grotendeels al in de loonadministratie. Het werk zit niet in het verzamelen van nieuwe informatie, maar in het optellen en indelen van wat er al is.
Waarom juist deze aantallen
De vrijwillige EU-standaard voor niet-beursgenoteerde MKB-bedrijven, de VSME, noemt onder het onderdeel arbeidskrachten een vaste set indicatoren. Het gaat om het aantal werknemers, de verhouding tussen mannen en vrouwen, het aandeel medewerkers met een vast versus een tijdelijk contract, en cijfers over arbeidsongevallen. Een afnemer die zijn eigen duurzaamheidsrapport moet opstellen, heeft deze aantallen nodig om een beeld te krijgen van de mensen die in zijn keten werken — niet om individuele medewerkers te beoordelen.
In een installatiebedrijf met monteurs, leerlingen en een klein kantoorteam betekent dit meestal: het totaal aantal personen op de loonlijst op een vast peilmoment, hoeveel daarvan fulltime of parttime werken, en hoeveel een vast dan wel een tijdelijk contract hebben. Oproepkrachten en uitzendkrachten worden in sommige vragenlijsten apart genoemd — let bij het invullen op hoe de vraag precies is geformuleerd, want niet elke vragenlijst telt dezelfde groepen mee.
Waar u de cijfers vandaan haalt
De loonadministratie geeft meestal in één uitdraai het aantal actieve dienstverbanden op een bepaalde datum, inclusief contractvorm en fte-omvang. Voor de verdeling naar geslacht volstaat een telling op basis van diezelfde uitdraai. Het aantal arbeidsongevallen staat, als dat is bijgehouden, doorgaans in het verzuimdossier of bij de preventiemedewerker; is daar niets vastgelegd, dan is het eerlijke antwoord dat het cijfer op dit moment niet beschikbaar is.
Een punt dat hier vaak over het hoofd wordt gezien: de vragenlijst vraagt om een aantal, niet om de onderliggende namenlijst. Het is niet nodig om een document met individuele medewerkers aan te leveren of te delen met de afnemer. U telt zelf, u bevestigt het resultaat, en dat getal gaat de vragenlijst in. Hoe die cijfers uit uw eigen administratie worden gehaald en vastgelegd, ziet u hoe de informatie uit uw eigen stukken wordt gehaald.
Wat niet gevraagd mag worden
Sinds maart 2026 geldt voor een rapportageplichtig bedrijf dat van een leverancier met duizend medewerkers of minder niet meer gevraagd mag worden dan in de VSME staat. Een vraag naar het opleidingsniveau per individuele medewerker, naar leeftijdscategorieën tot op de persoon herleidbaar, of naar een uitgebreid diversiteitsbeleid met onderliggende data gaat verder dan de standaard voorschrijft. Zulke vragen mag een installatiebedrijf weigeren, met een nette verwijzing naar de standaard waar de vraag buiten valt.
Of een specifieke vraag binnen of buiten de VSME valt, is niet in elk geval op het eerste gezicht duidelijk — de formulering van de afnemer bepaalt vaak hoeveel moet worden uitgezocht. Een overzicht van wat per situatie wel en niet gevraagd mag worden, vindt u onder de onderwerpen die per situatie zijn uitgezocht.
Eén keer verzamelen, daarna hergebruiken
Omdat personeelscijfers als totaal of fte-aantal relatief stabiel zijn, hoeft deze telling niet bij elke nieuwe vragenlijst opnieuw te gebeuren. Verandert het aantal medewerkers of de contractverdeling noemenswaardig, dan is een update voldoende. Dat is ook waarom een vastgelegd dossier met deze cijfers tijd scheelt zodra de volgende vragenlijst — van een andere afnemer, de bank of de verzekeraar — op de mat valt.
Vragen die vaker terugkomen over wat wel en niet in zo'n dossier hoort, staan verzameld bij antwoord op vragen die vaker terugkomen.
Wilt u snel zien welke personeelscijfers in uw geval relevant zijn en welke vragen daarbuiten vallen? Doe de gratis quick-scan en u heeft binnen een paar minuten een eerste indicatie, zonder dat daar een account voor nodig is.