welke gegevens uit mijn loonadministratie moet ik aanleveren

Aantal medewerkers en gewerkte uren staan centraal

De uitdraai die nodig is, draait vooral om twee dingen: hoeveel mensen er in dienst zijn en hoeveel uren zij hebben gewerkt. Voor de basismodule van de VSME-standaard gaat het om het aantal medewerkers, uitgesplitst naar contractvorm en soms naar geslacht, plus gegevens die iets zeggen over de personeelssamenstelling. Dat zijn cijfers die in vrijwel elk loonadministratiesysteem al klaarstaan, meestal als een overzicht per periode of per jaar.

Daarnaast kan een deel van de loonadministratie ook relevant zijn voor de energie- en uitstootcijfers, bijvoorbeeld als er sprake is van een leaseauto-regeling of een reiskostenvergoeding die is terug te vinden in de salarisadministratie. Dat raakt dan niet de medewerkersgegevens zelf, maar de brandstof- en reisgerelateerde cijfers die in het GHG Protocol worden ingedeeld als scope 1, 2 of 3. Wie twijfelt of een uitzendkracht of oproepkracht meetelt in het medewerkersaantal, vindt daar een apart antwoord op bij telt een uitzendkracht mee voor het aantal medewerkers van mijn bedrijf. De ondernemer leest de cijfers uit de eigen uitdraai en bevestigt zelf wat erin staat; dat is de basis van het dossier, net zoals dat geldt voor de energienota en de brandstofbonnen die apart worden verzameld — zie bijvoorbeeld hoe krijg ik mijn brandstofbonnen in het esgia dossier.

Waar dit uit de VSME-basismodule volgt

De basismodule van de VSME-standaard vraagt om personeelsgegevens als onderdeel van de sociale indicatoren, naast de milieu-indicatoren waarvoor energienota's en brandstofgegevens worden gebruikt. Welke vragen een afnemer daarnaast nog mag stellen, hangt af van wat er in die standaard staat versus wat erbuiten valt — dat onderscheid maakt de capcheck inzichtelijk, zoals te lezen is bij wat is die capcheck van esgia nou precies. Voor het praktische vervolg, van uitdraai tot ingevuld dossier, biedt Hoe pak ik dit stap voor stap aan? een overzicht van de losse stappen.