Hvad et ESG-spørgeskema ønsker at vide om dit personale
Et ESG-spørgeskema spørger næsten altid om et antal personaleoplysninger: antal medarbejdere, fordelingen mellem faste og midlertidige kontrakter, fraværsprocent, antal uddannelsestimer og nogle gange antal arbejdsulykker. Dette er tal på virksomhedsniveau, ikke navne eller personlige dossier. For en installatørvirksomhed med femten mand på gulvet betyder det: ét tal pr. kategori, opsummeret ud fra data, der allerede findes.
Dette spørgsmål kommer tilbage, fordi den frivillige EU-standard for ikke-børsnoterede SMV'er, VSME, har et modul om "personale". En køber, som selv er omfattet af rapporteringspligt, må ikke stille mere end hvad standarden foreskriver til en leverandør med tusind medarbejdere eller færre. Personalemodulet er den del, der oftest skaber forvirring, fordi det handler om mennesker, og iværksætteren spørger sig selv, om han nu skal aflægge en slags lønliste. Det er ikke formålet.
Hvilke tal konkret anmodes om
VSME-personalemodulet anmoder typisk om det samlede antal medarbejdere, opdelt efter kontrakttype (fast eller midlertidig) og arbejdstid (fuldtid eller deltid). Desuden kommer personaleomsætning ofte op: hvor mange mennesker er kommet til og gået i det foregående år. Fravær anmodes som procent, ikke som liste over navne og datoer. Uddannelsestimer anmodes normalt som gennemsnit pr. medarbejder, og arbejdsulykker som samlet antal, eventuelt med en inddeling efter alvorlighetsgrad. Nogle købere tilføjer et spørgsmål om mand-kvinde-forholdet i personalebeslaget, som anmodes som aggregeret tal og ikke som individuel registrering.
Hvis du genkender noget i det spørgeskema, du modtog, som går videre, for eksempel en anmodning om stillingsbeskrivelser pr. medarbejder eller løndata pr. person, så er det tidspunktet til at kontrollere, om det spørgsmål stadig ligger inden for VSME. Hvad der ligger uden for det, kan en leverandør med tusind medarbejdere eller færre nægte. præcis udredt pr. emne, hvad der gælder for dig viser, hvor grænsen ligger for hver type spørgsmål.
Hvor du henter tallene fra
De fleste personaleoplysninger findes allerede i dit lønningssystem. En udskrift fra payroll-pakken giver typisk antal medarbejdere på referingsdatoen, fordelingen efter kontrakttype og arbejdstid samt omsætningen over året. Fraværstal kommer normalt fra samme system eller fra fraværsforsikringsselskabet, som allerede aggregerer procenten. Uddannelsestimer findes ofte i en oversigt over uddannelsesbudgetter eller i administrationen af arbejdsmiljø- eller præventionstelligelsen.
Arbejdet består ikke i at beregne, men i at aggregere uden at navne bliver tilbage nogen steder. En god arbejdsmetode er at få payroll-softwaren til at generere en opsummeret rapport i stedet for at eksportere en liste pr. medarbejder og tælle den selv. Således undgår du, at en fil med persondata cirkulerer, som ikke er nødvendig for svaret. For en HR-manager, der gør dette for første gang, er det ofte det eneste trin, der tager ekstra tid; resten er spørgsmål om at lægge sammen og omskrive.
Hvorfor dette dossier bliver tilbage
Når disse tal først er fastlagt, ændres der normalt ikke meget år til år: antal medarbejdere varierer, men spørgsmålets opsætning ikke. Hvis du bevarer dossieringen, skal du ved næste spørgeskema kun indsætte de nye tal i stedet for at finde ud af igen, hvilken rapport der skal komme fra hvilket system. hvordan tallene fører til et svar viser, hvordan denne proces fungerer.
Hvad dette ikke er
Udfyldning af disse tal er hverken en revision eller certificering af jeres personalepoliti; der findes ingen godkendt instans for disse SMV-rapporter. Det er heller ikke juridisk rådgivning om, hvad I præcist skal levere til en specifik køber. Hvis I er i tvivl om, hvorvidt et spørgsmål om jeres personale falder inden for VSME, kan I kontrollere det i den officielle tekst, eller hvis I er i tvivl om jeres egen situation, forelægge det for en jurist eller det kompetente tilsynsorgan. svar på spørgsmål, der kommer hyppigt igen behandler en række af disse tvivlstilfælde.
Ønsker I først at se, hvilke spørgsmål i jeres spørgeskema der henholdsvis falder og ikke falder inden for standarden, og hvilke personaletal der hører til? se på fem spørgsmål, hvor du står giver der i et par minutter en første indikation af uden, at I skal bruge en konto til det.