Ce qu'une questionnaire de durabilité veut savoir sur votre personnel
Une questionnaire de durabilité demande presque toujours une poignée de chiffres relatifs au personnel : le nombre de salariés, la répartition entre contrats permanents et temporaires, le taux d'absentéisme, le nombre d'heures de formation et parfois le nombre d'accidents du travail. Ce sont des chiffres au niveau de l'entreprise, pas des noms ou des dossiers personnels. Pour une entreprise d'installation avec quinze personnes sur le terrain, cela signifie : un chiffre par catégorie, additionné à partir de données qui existent déjà.
Cette question revient parce que la norme volontaire de l'UE pour les PME non cotées en bourse, la norme VSME, comprend un module « personnel ». Un client qui est lui-même soumis à l'obligation de rapportage ne peut pas demander à un fournisseur ayant mille salariés ou moins plus que ce que cette norme stipule. Le module personnel est la partie qui prête le plus à confusion, car il s'agit de personnes et l'entrepreneur se demande s'il doit maintenant fournir une sorte de feuille de paie. Ce n'est pas l'intention.
Quels chiffres sont concrètement demandés
Le module personnel de la norme VSME demande généralement le nombre total de salariés, ventilé par type de contrat (permanent ou temporaire) et par durée de travail (temps plein ou temps partiel). En outre, la rotation du personnel revient souvent : combien de personnes sont entrées et sorties au cours de l'année écoulée. L'absentéisme est demandé en pourcentage, pas sous forme de liste avec noms et dates. Les heures de formation sont généralement demandées comme moyenne par salarié, et les accidents du travail comme nombre total, éventuellement avec une ventilation selon leur gravité. Certains clients ajoutent une question sur la répartition hommes-femmes dans l'effectif, ce qui est demandé comme chiffre agrégé et non comme enregistrement individuel.
Si vous reconnaissez dans la questionnaire que vous avez reçue quelque chose qui va au-delà, par exemple une demande de descriptions de fonctions par salarié ou de données salariales par personne, c'est le moment de vérifier si cette question relève toujours de la norme VSME. Ce qui dépasse ce cadre, un fournisseur ayant mille salariés ou mille peut le refuser. par sujet exactement établi ce qui s'applique à vous montre où se situe cette limite pour chaque type de question.
Où obtenir ces chiffres
La plupart des chiffres relatifs au personnel figurent déjà dans votre logiciel de paie. Un export du logiciel de paie fournit généralement le nombre de salariés à la date de référence, la répartition par type de contrat et durée de travail, et la rotation au cours de l'année. Les chiffres d'absentéisme proviennent généralement du même système ou de l'assureur-maladie, qui agrège déjà le pourcentage. Les heures de formation se retrouvent souvent dans un aperçu des budgets de formation ou dans l'administration du service de prévention et de protection.
Le travail ne réside pas dans le calcul, mais dans l'agrégation sans qu'un nom ne subsiste nulle part. Une bonne pratique consiste à faire générer par votre logiciel de paie un rapport récapitulatif plutôt que d'exporter une liste par salarié et de la compter vous-même. De cette façon, vous évitez qu'un fichier contenant des données personnelles circule sans être nécessaire à la réponse. Pour un responsable RH qui fait cela pour la première fois, c'est souvent la seule étape qui demande du temps supplémentaire ; le reste est une question d'addition et de recopie.
Pourquoi ce dossier persiste
Une fois ces chiffres établis, peu de choses changent généralement d'une année à l'autre : le nombre de salariés fluctue, mais pas la structure de la question. Celui qui conserve le dossier n'a besoin que d'y entrer les nouveaux chiffres pour la prochaine questionnaire au lieu de découvrir à nouveau quel rapport provient de quel système. comment les chiffres mènent à une réponse montre comment ce processus fonctionne.
Ce que ce n'est pas
Le remplissage de ces chiffres n'est pas un audit et n'est pas une certification de votre politique du personnel ; pour ces rapports ESG aux PME, il n'existe pas d'organisme de reconnaissance. Ce n'est pas non plus un avis juridique sur ce que vous êtes précisément tenu de fournir à un client spécifique. Si vous doutez qu'une question sur votre personnel relève de la norme VSME, vous pouvez le vérifier par rapport au texte officiel ou, en cas de doute sur votre propre situation, le soumettre à un juriste ou à l'autorité de surveillance compétente. réponses aux questions qui reviennent plus souvent traite un certain nombre de ces cas de doute.
Souhaitez-vous d'abord voir quelles questions de votre questionnaire relèvent de la norme et lesquelles n'en relèvent pas, et quels chiffres de personnel y sont associés ? en cinq questions voir où vous en êtes vous donne en quelques minutes une première indication, sans que vous ayez besoin d'un compte pour cela.