Cosa vuole sapere un questionario ESG sul vostro personale
Un questionario ESG chiede quasi sempre un numero limitato di cifre sul personale: il numero di dipendenti, la ripartizione tra contratti permanenti e temporanei, la percentuale di assenteismo, il numero di ore di formazione e talvolta il numero di infortuni sul lavoro. Si tratta di cifre a livello aziendale, non di nomi o fascicoli personali. Per un'azienda di installazione con quindici persone in cantiere significa: un numero per categoria, sommato dai dati già disponibili.
Questa domanda ritorna perché lo standard volontario dell'UE per le PMI non quotate, l'VSME, prevede un modulo "personale". Un acquirente che è lui stesso soggetto all'obbligo di rendicontazione non può chiedere a un fornitore con mille dipendenti o meno più di quanto previsto da quello standard. Il modulo personale è la parte che causa più confusione, perché riguarda le persone e l'imprenditore si chiede se debba fornire una specie di busta paga. Non è questa l'intenzione.
Quali cifre vengono richieste concretamente
Il modulo personale VSME chiede di solito il numero totale di dipendenti, suddiviso per tipo di contratto (permanente o temporaneo) e per orario di lavoro (tempo pieno o part-time). Inoltre, il turnover ritorna frequentemente: quante persone sono entrate e uscite nell'anno passato. L'assenteismo viene richiesto come percentuale, non come elenco di nomi e date. Le ore di formazione vengono solitamente richieste come media per dipendente, e gli infortuni sul lavoro come numero totale, eventualmente suddivisi per gravità. Alcuni acquirenti aggiungono una domanda sul rapporto uomini-donne nella forza lavoro, che viene richiesto come cifra aggregata e non come registrazione individuale.
Se nel questionario che avete ricevuto riconoscete qualcosa che va oltre, ad esempio una richiesta di descrizioni delle mansioni per ogni dipendente o dati salariali per singola persona, è il momento di verificare se quella domanda rientra ancora nell'VSME. Ciò che esula da essa, un fornitore con mille dipendenti o meno può rifiutarlo. per argomento esattamente stabilito cosa vale per voi mostra dove si trova il confine per ogni tipo di domanda.
Dove ricavate le cifre
La maggior parte delle cifre sul personale si trovano già nella vostra gestione del personale. Un estratto dal sistema di gestione delle buste paga fornisce solitamente il numero di dipendenti alla data di riferimento, la ripartizione per tipo di contratto e orario di lavoro, e il turnover nell'anno. Le cifre di assenteismo provengono solitamente dallo stesso sistema o dall'assicuratore contro l'assenteismo, che aggrega già la percentuale. Le ore di formazione si trovano spesso in una panoramica dei budget per la formazione o nell'amministrazione del servizio di prevenzione e protezione.
Il lavoro non consiste nel calcolare, ma nell'aggregare i dati senza che rimanga un nome da nessuna parte. Un metodo utile è far generare un rapporto riassuntivo dal software di gestione del personale invece di esportare un elenco per dipendente e contare da soli. In questo modo evitate che un file con dati personali circoli senza essere necessario per la risposta. Per un responsabile HR che lo fa per la prima volta, spesso è solo questo il passaggio che richiede tempo extra; il resto è una questione di sommare e ricopiare.
Perché il dossier rimane a disposizione
Una volta fissate queste cifre, di anno in anno di solito non cambia molto: il numero di dipendenti fluttua, ma la struttura della domanda no. Chi mantiene il dossier, alla prossima lista di controllo deve solo inserire i nuovi numeri invece di cercare di nuovo quale rapporto deve provenire da quale sistema. come le cifre portano a una risposta mostra come funziona quel processo.
Cosa non è questo
La compilazione di questi dati non è una verifica e non è una certificazione della vostra politica del personale; per questi rapporti sulle sostenibilità delle PMI non esiste un organismo di riconoscimento. Non è nemmeno una consulenza legale su ciò che siete precisamente obbligati a fornire a un cliente specifico. Se avete dubbi sul fatto che una domanda relativa al vostro personale rientri nello standard VSME, potete verificarlo rispetto al testo ufficiale o, in caso di dubbi sulla vostra situazione specifica, sottoporlo a un avvocato o all'autorità competente di vigilanza. risposte alle domande che ricorrono più spesso affronta alcuni di questi casi dubbi.
Desiderate innanzitutto vedere quali domande nella vostra lista di sostenibilità rientrano e quali non rientrano nello standard, e quali dati sul personale vi corrispondono? in cinque domande vedete dove siete fornisce in pochi minuti una prima indicazione al riguardo, senza che abbiate bisogno di un account.