Was ein ESG-Fragebogen über Ihr Personal wissen möchte
Ein ESG-Fragebogen fragt fast immer nach einer handvoll Personalzahlen: die Gesamtzahl der Mitarbeiter, die Aufteilung zwischen Fest- und Zeitverträgen, die Fehlzeitenquote, die Stundenanzahl für Schulungen und manchmal die Anzahl der Arbeitsunfälle. Dabei handelt es sich um Zahlen auf Unternehmensebene, nicht um Namen oder Personalakten. Bei einem Installationsbetrieb mit fünfzehn Mitarbeitern vor Ort bedeutet das: eine Zahl pro Kategorie, aufsummiert aus Daten, die bereits vorliegen.
Diese Frage taucht wieder auf, weil der freiwillige EU-Standard für nicht börsennotierte KMU, der VSME, ein Modul "Personal" enthält. Ein Abnehmer, der selbst berichtspflichtig ist, darf von einem Lieferanten mit eintausend Mitarbeitern oder weniger nicht mehr verlangen, als in diesem Standard vorgesehen ist. Das Personalmodul ist darin der Bestandteil, der am schnellsten zu Verwirrung führt, weil es um Menschen geht und sich der Unternehmer fragt, ob er jetzt eine Art Lohnabrechnung einreichen muss. Das ist nicht beabsichtigt.
Welche Zahlen konkret abgefragt werden
Das VSME-Personalmodul fragt üblicherweise nach der Gesamtzahl der Mitarbeiter, aufgeschlüsselt nach Vertragsart (Fest- oder Zeitvertrag) und nach Arbeitszeit (Vollzeit oder Teilzeit). Daneben kommt häufig die Fluktuation vor: wie viele Personen sind im vergangenen Jahr ein- und ausgetreten. Fehlzeiten werden als Quote abgefragt, nicht als Liste mit Namen und Daten. Schulungsstunden werden meist als Durchschnitt pro Mitarbeiter abgefragt, und Arbeitsunfälle als Gesamtzahl, gegebenenfalls mit einer Einteilung nach Schweregrad. Manche Abnehmer fügen eine Frage zum Verhältnis von Männern und Frauen im Personalbestand hinzu, was als aggregierte Zahl abgefragt wird und nicht als individuelle Erfassung.
Erkennen Sie in dem Fragebogen, den Sie erhalten haben, etwas, das darüber hinausgeht, etwa eine Anfrage nach Funktionsbeschreibungen pro Mitarbeiter oder Gehaltsdaten pro Person, dann ist das der Moment, um zu prüfen, ob diese Frage noch in den VSME passt. Was darüber hinausgeht, darf ein Lieferant mit eintausend Mitarbeitern oder weniger ablehnen. pro Thema genau ausgearbeitet, was für Sie gilt zeigt, wo diese Grenze bei jedem Fragetyp liegt.
Wo Sie die Zahlen herbekommen
Die meisten Personalzahlen befinden sich bereits in Ihrer Lohnabrechnung. Ein Auszug aus Ihrem Payroll-Paket gibt üblicherweise die Mitarbeiterzahl am Stichtag, die Aufteilung nach Vertragsart und Arbeitszeit sowie die Fluktuation über das Jahr an. Fehlzeitenzahlen stammen meist aus demselben System oder von der Fehlzeitenversicherung, die die Quote bereits aggregiert. Schulungsstunden sind oft in einem Übersicht der Schulungsbudgets oder in der Verwaltung des Arbeitsschutz- oder Präventionsdienstes zu finden.
Die Arbeit besteht nicht darin zu rechnen, sondern darin zu aggregieren, ohne dass irgendwo ein Name stehen bleibt. Eine praktische Vorgehensweise ist, die Payroll-Software einen zusammenfassenden Bericht erstellen zu lassen, anstatt eine Liste pro Mitarbeiter zu exportieren und diese selbst zu zählen. So verhindern Sie, dass eine Datei mit personenbezogenen Daten herumgeht, die für die Antwort nicht notwendig ist. Für einen HR-Manager, der das zum ersten Mal macht, ist das oft der einzige Schritt, der extra Zeit kostet; der Rest ist eine Frage der Addition und des Abschreibens.
Warum diese Dokumentation bestehen bleibt
Sobald diese Zahlen einmal erfasst sind, ändert sich von Jahr zu Jahr normalerweise nicht viel: die Mitarbeiterzahl schwankt, aber die Struktur der Frage nicht. Wer die Dokumentation bestehen lässt, muss bei dem nächsten Fragebogen nur die neuen Zahlen eintragen, anstatt erneut nachzuschlagen, welcher Bericht aus welchem System kommen muss. wie die Zahlen zu einer Antwort führen zeigt, wie dieser Prozess funktioniert.
Was dies nicht ist
Das Ausfüllen dieser Zahlen ist keine Prüfung und keine Zertifizierung Ihrer Personalpolitik; für diese KMU-Nachhaltsberichte gibt es keine anerkannte Instanz. Es ist auch keine rechtliche Beratung darüber, was Sie genau einem bestimmten Abnehmer liefern müssen. Sind Sie unsicher, ob eine Frage zu Ihrem Personal in den VSME-Standard fällt, können Sie dies anhand des offiziellen Textes überprüfen oder im Zweifelsfall zu einem Juristen oder der zuständigen Aufsichtsbehörde gehen. Antworten auf häufig gestellte Fragen behandelt eine Reihe solcher Zweifelsfälle.
Möchten Sie zunächst sehen, welche Fragen in Ihrer Frageliste zum Standard passen und welche nicht, und welche Personalzahlen dazu gehören? in fünf Fragen sehen, wo Sie stehen gibt Ihnen in wenigen Minuten eine erste Orientierung, ohne dass Sie dafür ein Konto benötigen.