Vad en ESG-enkät vill veta om din personal
En ESG-enkät frågar nästan alltid om ett urval personalposter: antal anställda, fördelningen mellan fasta och tillfälliga anställningar, sjukfrånvarprocenten, antal utbildningstimmar och ibland antalet arbetsplatsolyckor. Detta är siffror på företagsnivå, inte namn eller personliga dossierer. För ett installationsföretag med femton personer på golvet betyder det: ett tal per kategori, summerat från data som redan finns.
Den här frågan återkommer eftersom den frivilliga EU-standarden för onoterade små och medelstora företag, VSME, innehåller en modul för "personal". En köpare som själv är rapporteringsskyldig får inte från en leverantör med tusen anställda eller färre begära mer än vad som anges i denna standard. Personalmodulen är den del som oftast leder till förvirring, eftersom det handlar om människor och företagaren undrar om han eller hon nu måste lämna in något slags löneuppgift. Det är inte meningen.
Vilka siffror som konkret frågas om
VSME-personalmodulen frågar vanligtvis om totalt antal anställda, uppdelat efter anställningstyp (fast eller tillfällig) och arbetstid (heltid eller deltid). Dessutom förekommer ofta personalomsättning: hur många personer har anställts och avslutats under det senaste året. Sjukfrånvaro frågas om som procentsats, inte som en lista med namn och datum. Utbildningstimmar efterfrågas vanligtvis som ett genomsnitt per anställd, och arbetsplatsolyckor som ett totalt antal, eventuellt med en indelning efter allvarlighetsgrad. Vissa köpare lägger till en fråga om könsfördelningen i personalstyrkan, vilket efterfrågas som ett samlat tal och inte som individuell registrering.
Om du i enkäten du fick känner igen något som går längre än så, till exempel en förfrågan om arbetsbeskrivningar per anställd eller lönuppgifter per person, är det då dags att kontrollera om den frågan fortfarande ligger inom ramen för VSME. Det som ligger utanför VSME får en leverantör med tusen anställda eller färre vägra. per tema precis utrett vad som gäller för dig visar var gränsen går för varje typ av fråga.
Var du får siffrorna från
De flesta personalposter finns redan i din lönförteckning. En utskrift från lönepaketet visar vanligtvis antal anställda på referensdatum, fördelningen efter anställningstyp och arbetstid samt personalomsättning under året. Sjukfrånvarsiffror kommer oftast från samma system eller från sjukförsäkraren, som redan aggregerar procentsatsen. Utbildningstimmar finns ofta i en sammanfattning av utbildningsbudgetarna eller i arkivet hos arbetsgivares ansvar eller förebyggandetjänsten.
Arbetet ligger inte i räknandet utan i aggregeringen utan att ett namn finns kvar någonstans. En praktisk arbetsgång är att låta löneprogramvaran generera en sammanfattande rapport i stället för att exportera en lista per anställd och räkna själv. På så sätt undviker du att en fil med personuppgifter cirkulerar som inte är nödvändig för svaret. För en HR-chef som gör detta för första gången är det ofta det enda steget som tar extra tid; resten är en fråga om addition och omskrivning.
Varför det här dossierenblir kvar
När dessa siffror väl är fastslagna ändras det vanligtvis inte mycket från år till år: antal anställda varierar, men frågans utformning gör det inte. Den som behåller dossieregna behöver vid nästa enkät bara sätta in de nya siffrorna i stället för att på nytt ta reda på vilken rapport som ska komma från vilket system. hur siffrorna leder till ett svar visar hur processen är uppbyggd.
Vad detta inte är
Ifyllandet av dessa siffror är varken en granskning eller en certifiering av er personalpolicy; det finns ingen erkänd instans för dessa SMÅ-rapporter. Det är inte heller juridisk rådgivning om vad ni exakt är skyldiga att leverera till en specifik köpare. Om ni är osäkra på huruvida en fråga om er personal faller inom VSME, kan ni testa det mot den officiella texten eller, vid osäkerhet om er egen situation, förelägga det för en jurist eller den behöriga tillsynsmyndigheten. svar på frågor som dyker upp ofta behandlar ett antal av dessa osäkerhetsfal.
Vill ni först se vilka frågor i er frågelista som ligger inom respektive utanför standarden, och vilka personalcijffer som hör till dem? i fem frågor se var ni står ger där på ett par minuter en första indikation, utan att ni behöver ett konto.